بسیاری واژه‌های مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد را به جای یکدیگر استفاده می‌کنند، این در حالی است که این دو، مفاهیم یکسانی نیستند و ارزیابی عملکرد فقط بخشی از فرآیند مدیریت عملکرد است. سیستم مدیریت عملکرد که شامل ارزیابی عملکرد و توسعه کارکنان است، “پاشنه آشیل” مدیریت منابع انسانی محسوب می‌شود. با این وجود، سیستم‌های مدیریت عملکرد در بسیاری از سازمان‌ها دچار نقص هستند و کارکنان و مدیران از ناکارآمدی این سیستم‌ها اظهار نارضایتی می‌کنند.
در زمان طراحی سیستم مدیریت عملکرد برای یک سازمان، باید به نیازهای تجاری، فرهنگ سازمانی و یکپارچگی سیستم مدیریت عملکرد با سایر سیستم‌های مدیریت منابع انسانی توجه شود. سیستم مدیریت عملکرد با دو هدف تصمیم‌گیری و توسعه کارکنان، ارتباطی قطعی دارد ولی با این وجود، سازمان‌ها کمتر قادر به پشتیبانی از این دو هدف هستند. یک سیستم مدیریت عملکرد زمانی از تصمیم‌گیری پشتیبانی می‌کند که اطلاعات ارزیابی حاصل از آن به عنوان مبنای افزایش پرداخت، ارتقاء، جابه‌جایی، واگذاری مسئولیت، کاهش نیروی انسانی و دیگر اقدامات مدیریتی منابع انسانی به کار می‌رود. هم‌چنین سیستم مدیریت عملکرد، زمانی به توسعه کارکنان می‌انجامد که اطلاعات ارزیابی برای پیشبرد آموزش، تجارب شغلی، منتورینگ و دیگر اقدامات توسعه‌ای که کارکنان را تشویق به ارتقاِی توانمندی‌هایشان کند به کار می‌رود.
سیستم‌های مدیریت عملکرد موثر دارای فرآیندی مشخص جهت ارزیابی اقدامات، نقش‌ها و موعدهای زمانی تعیین شده کارکنان و مدیران است. بر اساس بررسی فرآیندهای مدیریت عملکرد در چندین سازمان، چرخه‌ای از مراحل مدیریت عملکرد پیشنهاد می‌شود که در ادامه تشریح می‌شود:
- برنامه‌ریزی عملکرد
در ابتدای چرخه مدیریت عملکرد، باید رفتارها و نتایج مورد انتظار از جانب کارکنان تعیین شود، این رفتارها و نتایج با اهداف و جهت‌گیری‌های استراتژیک شرکت همسو هستند. مدیران و کارکنان درباره استانداردهای رفتاری بحث و بازبینی می‌کنند. هم‌چنین اهداف سازمانی نیز در سلسله جلسات منظم، مورد بحث و بازبینی قرار می‌گیرد و به انتظاراتی دقیق در سطوح واحد، تیم و فرد تبدیل می‌شوند.
- بازخورد مستمر
در طول دوره ارزیابی باید بازخورد عملکرد افراد به‌صورت مستمر به آنها ارائه شود. به‌طور معمول مدیران از دادن بازخورد به دلیل رفتار تدافعی کارکنان اجتناب می‌کنند زیرا مهارت ارائه بازخورد را ندارند. بنابراین، آموزش مدیران جهت ارائه بازخورد صریح، سازنده و به موقع و آموزش کارکنان جهت درخواست بازخورد، درک و واکنش نسبت به بازخورد ضروری است.
- خود ارزیابی کارکنان
گام بعدی در مدیریت عملکرد خودارزیابی کارکنان بر مبنای استانداردهای عملکرد است تا با ارزیابی مدیران از آنها مقایسه شود. بهتر آنست که کارکنان نتایج کلیدی و دستاوردهای مهم خود را در طول دوره مشخص کنند. خودارزیابی باعث افزایش پذیرش کارکنان و بهبود درک آنها و ارتباط بین کارکنان و مدیران می‌شود.
- ارزیابی عملکرد
در ارزیابی عملکرد باید شایستگی‌های افراد بر اساس رفتارها و نتایج مورد انتظار ضمن در نظر گرفتن سطح مسئولیت، پیچیدگی و دشواری سنجیده شود. هم‌چنین شفاف بودن و منصفانه بودن سیستم مدیریت عملکرد از ایجاد پیامدهای منفی پیشگیری می‌کند.
- مرور عملکرد
اگر چه بازخورد مستمر طی دوره ارزیابی اجرا می‌شود اما از طرف دیگر باید طی یک جلسه رسمی، عملکرد فرد در دوره ارزیابی مرور شود. در این جلسه رتبه‌ها و امتیازات، گفته‌های دو طرف و منطق ارزیابی مطرح می‌شود. جلسه مرور عملکرد زمان مناسبی جهت شناسایی و رفع نیازهای توسعه‌ای افراد است.
