منظور از ارزیابی عملکرد، فرآیندی است که به وسیلهٔ آن کار کارکنان در فواصل معین و به طور رسمی مورد بررسی و سنجش قرار می‌گیرند. هدف نهایی از ارزیابی عملکرد، افزایش کارایی و اثربخشی سازمان است نه صرفاً پرداخت مبالغی تحت عنوان کارانه یا توبیخ و تنبیه کارکنان. برخی از مشكلات عمده‌ای كه در فرآيند ارزيابی عملكرد كاركنان ممكن است رخ دهد عبارتند از:

عينيت نداشتن، تعميم، سختگيری، تساهل يا محافظه‌كاری، تازگی، مقايسه، محاكمه به‌جای ارزيابی، تعصبات شخصی ارزياب.

معمولاً در شرکتها از روش ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه استفاده و پاداش بهره‌وری مرتبط با آن (کارانه) محاسبه و پرداخت می­‌گردد. در این روش نتایج ارزیابی‌کننده گاهی بی‌دلیل سخت‌گیری، تساهل یا محافظه‌کاری از اهداف مد نظر فاصله می‌­گیرد و خروجی این روش به برنامهٔ بهبود و توسعهٔ فردی و سازمانی و برگزاری دوره‌های آمـوزشی مرتبط با ضعف شناسایی شده در بعضی از مصادیق ختم نمی‌شود.

یکی از بهترین روش‌های مدیریت عملکرد، روش مدیریت بر مبنای اهداف (MBO) است که در آن مدیران و کارمندان همراه با یکدیگر اهداف را شناسایی و برای آن برنامه‌ریزی می‌کنند. عناصر اصلی برای طراحی این سیستم:

• تعیین استراتژی‌های کارکردی
• تعیین شاخص‌های عملکردی
• جمع‌آوری اطلاعات
• تحلیل اطلاعات به دست آمده و تعیین نقاط ضعف و قوّت نیروهای انسانی
•  انجام اقدامات لازم برای بهبود عملکرد کارمندان

حال اگر در سازمان خود زیربنای لازم برای اجرای روش فوق را ندارید، یعنی شرایط زیر فراهم نشده است، پیشنهاد می‌شود از یکی از ابزارهای ارزیابی عملکرد کارکنان که ثبت وقایع حساس است استفاده نمایید.

۱. اهداف استراتژیک کلان سازمان مشخص نشده است.

۲. اهداف کلان سازمان به اهداف خرد واحدها شکسته نشده است.

۳. فرایندها و ایستگاه‌های کاری شناسایی و مکتوب نشده و در اختیار همگان قرار نگرفته است.

۴. شناسنامه‌های شغلی (استاندارد مشاغل) مکتوب نیست و شرح وظایف در سه سطح Duty، Task، Activity مشخص نشده و شاخص‌های کنترلی برای اطمینان از اتصال این وظایف به فرایندها تعیین نپذیرفته است.

۵. در نهایت اثربخشی و کارایی عملکرد افراد به‌صورت کمی و کیفی قابل کنترل و ارزیابی نیست.

روش ثبت وقایع حساس: ثبت عملکرد و تصمیم‌گیری‌های بسیار خوب و بد حین انجام وظایف، که اگر عمل به‌خصوصی نقش به سزایی در کارآمدی فرد داشته باشد، این عمل یک واقعهٔ حساس به شمار می‌آید. با ثبت این وقایع، ارزیاب، اطلاعات لازم را برای ارزیابی دوره‌ای عملکرد در اختیار خواهد داشت.

از روش ثبت وقایع حساس در ارزیابی رفتاری و عملکردی کارکنان در طی دورهٔ ارزیابی استفاده می‌شود. کمتر کسی دوست دارد کارش با جزئیات کامل مورد بررسی و قضاوت دیگران قرار گیرد، طبیعتاً اجرا و استفادهٔ ناصحیح از این روش، می‌­تواند برای کارکنان حساسیت‌ به وجود ‌آورد.

وقایع حساس، رویدادهایی خارج از حد متعارف و مورد انتظار از افراد است. در سیستم وقایعِ حساس، مسئولان واحدها، ­باید یک‌سری از وقایعی که در حین انجام کارِ شاغلین تحت نظر به وقوع می‌­پیوندد را ثبت و ضبط کنند. این وقایع باید مهم و حساس بوده و کارهای عادی روزانه را شامل نشود. وقایع حساس جنبهٔ مثبت و منفی انجام کار را شامل می‌­شود. بنابراین، وقایع حساس، وقايع خارج از چارچوبِ وظایف اصلی کارمند است که مسئول مربوطه با توجه به عملکرد و رفتار کارمند در شرایط مطلوب و نامطلوب کار، مورد ارزشیابی قرار می‌­دهد. مشاهده‌گران بايد در قضاوت خود دو اصل مهم «ارجحيت» و «اهميت» وقايع را در نظر بگيرند و رعايت کنند.

گام‌های اجرایی ثبت وقایع حساس

• ثبت جزئیات امتیاز در بانک مربوطه توسط مسئولین واحدها.
• ارسال امتیاز عملکرد حادث شده توسط مسئول کارمند به مقام مافوق به همراه ارسال کارنامهٔ وضعیت عملکرد پرسنل مد نظر به مقام مافوق جهت بررسی و اعلام نظر.
• بررسی و اعلام نظر مقام مافوق و ارسال نتیجه به واحد منابع انسانی.
• ثبت نتایج دریافت شده و ارسال ایمیل بازخورد عملکرد به پرسنل مد نظر توسط منابع انسانی.
• تهیهٔ کارنامهٔ عملکرد و ارائه به پرسنل از سوی منابع انسانی.