مدیر استخدام یک مهره کلیدی در فرآیند استخدام هر سازمانی است. در این مقاله، نقش مدیر استخدام، تفاوت بین مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان، چرایی اهمیت ایجاد یک رابطه قوی بین استخدام‌کننده و مدیر استخدام و نحوه ایجاد آن را بررسی خواهیم کرد.

مدیر استخدام کیست؟

مدیر استخدام رهبر تیمی است که در فرآیند استخدام برای پر کردن یک جای خالی در بخش خود مشارکت دارد. یک مدیر استخدام، درخواست‌های شغلی را دریافت می‌کند، مصاحبه انجام می‌دهد، تصمیم نهایی را در مورد اینکه چه کسی را استخدام کند، می‌گیرد و متعاقباً کارهای لازم برای ورود کارمند جدید را انجام می‌دهد.
مدیر استخدام می‌تواند هر کارمندی باشد که یک تیم یا بخش را اداره می‌کند، به عنوان مثال، رئیس فروش در بخش فروش یا مدیر فروشگاه در خرده‌فروشی. در استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک‌تر، مدیر استخدام اغلب مدیرعامل شرکت خواهد بود، زیرا هنوز تیم‌های مختلف زیادی وجود ندارد.
مدیر برای استخدام کارمند جدید با استخدام‌کننده همکاری می‌کند. استخدام‌کننده روی بخش عملیاتی و مدیریتی فرآیند تمرکز می‌کند، در حالی که مدیر استخدام تصمیم‌گیرنده واقعی است.

مدیر استخدام چه کاری انجام می‌دهد؟

مدیر استخدام نقش‌ها و مسئولیت‌های متعددی در فرآیند استخدام دارد. در ادامه اینها را با جزئیات بیشتر بررسی می‌کنیم.

آغاز فرآیند استخدام

هنگامی که نیاز به پر کردن یک جای خالی وجود دارد، مدیر استخدام باید یک درخواست رسمی برای ایجاد یک موقعیت جدید در سازمان در قالب یک درخواست شغلی ارائه دهد. آنها معمولاً هنگامی که تصمیم می‌گیرند کدام نامزد استخدام شود، فرآیند استخدام را تکمیل می‌کنند.

اطلاعات کلیدی در مورد جای خالی مد نظر

پس از تایید درخواست شغل، استخدام‌کننده با مدیر استخدام جلسه خواهد داشت تا هرچه بیشتر درباره موقعیت خالی بفهمد. استخدام‌کننده و مدیر استخدام باید موارد زیر را برای شروع فرآیند استخدام واضح کنند:
-چه نوع نیرویی مورد نیاز است
-مهارت‌ها، تجربه و ویژگی‌های شخصیتی مورد نیاز چیست
-چه عملکردی در این نقش مناسب به نظر می‌رسد
-مزایایی که این نیروها به دنبال آن خواهند بود
-بودجه برای موقعیت
هرچه استخدام‌کننده اطلاعات واضح‌تری را در حین پذیرش شغل به دست آورد، شرح شغل بهتری را تهیه می‌کند. این به نوبه خود تأثیر مثبتی بر تناسب نامزدها با شغل و فرهنگ شرکت خواهد داشت.

تقسیم مسئولیت‌ها و وظایف

در مدل‌های سنتی استخدام، بخش عمده فرآیند استخدام و حجم کار بر دوش استخدام‌کنندگان است که برای استخدام‌کنندگان یا مدیران استخدام ایده‌آل نیست. این مهم است که در ابتدای فرآیند تعیین کنیم که چه کسی مسئول چه چیزی خواهد بود و اطمینان حاصل شود که همه نقش خود را دقیقا می‌دانند.

حفظ ارتباط نزدیک با استخدام‌کننده

از ابتدا تا پایان فرآیند استخدام، مدیر برای شناخت جای خالی و نوع نیروی مورد نیاز برای پر کردن آن، با استخدام‌کننده در تماس نزدیک است.

مصاحبه با نامزدها

هنگامی که استخدام‌کننده گزیده‌ای از نامزدهای بالقوه را پیدا کرد که شرایط اولیه شرکت را با موفقیت پشت سر گذاشتند، مدیر قبل از تصمیم‌گیری برای استخدام، مصاحبه‌های فنی و سایر مصاحبه‌های منابع انسانی را با آنها انجام می‌دهد.

یافتن نامزد مناسب و تصمیم‌گیری برای استخدام

استخدام فردی که تجربه، مهارت یا ویژگی‌های رفتاری را که تیم در حال حاضر فاقد آن‌ها است داشته باشد، باید یکی از اولویت‌های مدیر استخدام باشد و در عین حال اطمینان حاصل شود که نامزد به خوبی با فرهنگ تیم سازگار است.
پس از مصاحبه با نامزدهای انتخاب شده، مدیر استخدام تصمیم نهایی را در مورد اینکه چه کسی را استخدام کند، می‌گیرد.

جامعه‌پذیری و مدیریت استخدام‌های جدید

مدیر استخدام نقش کلیدی در فرآیند استخدام کارکنان دارد. آنها مطمئن می‌شوند که تازه‌واردها احساس خوبی در محل کار خود دارند، با فرهنگ شرکت آشنا و درگیر می‌شوند و برای همه چیزهایی که برای موفقیت در نقش‌های جدیدشان نیاز دارند، آماده می‌شود.
آنها به عنوان همراه اولیه برای کارمندان جدید عمل می‌کنند و به نگرانی‌هایی که ممکن است داشته باشند رسیدگی می‌کنند. مدیر استخدام همچنین به طور مستمر بر عملکرد افراد جدید نظارت می‌کند و بازخورد و راهنمایی برای رشد و توسعه آنها در سازمان ارائه می‌دهد.

یادگیری و توسعه

مدیر استخدام باید چشم‌انداز روشنی از جهتی که می‌خواهد تیم خود را در آن ببیند – بر اساس اهداف تجاری سازمان – و اینکه این برای هر یک از اعضای تیم از نظر یادگیری و توسعه چه معنایی دارد، داشته باشد.
داشتن استراتژی L&D (یادگیری و توسعه) تیمی در هنگام مصاحبه با نامزدها یک امتیاز مثبت است، زیرا مدیر استخدام می‌تواند فرصت‌های توسعه آینده را به اشتراک بگذارد.

سایر مسئولیت‌ها

در حالی که مسئولیت‌هایی مانند مربیگری، توسعه اعضای تیم و رفاه کارکنان به طور مستقیم با فرآیند استخدام مرتبط نیستند، اما بر نحوه درک سازمان شما توسط نامزدها و کارمندان به عنوان یک کارفرما (یعنی برند کارفرمایی شما) تأثیر دارند.
اگر شرکت شما به این شهرت دارد که همیشه افراد خود را در اولویت قرار می‌دهد – به عنوان مثال، از طریق مربیگری، راهنمایی یا برنامه‌های سلامت کارکنان خود – این امر بر شهرت شما در بین جویندگان کار تأثیر مثبت خواهد گذاشت. این به نوبه خود، استخدام نامزدهای برتر را آسان‌تر می‌کند.

تفاوت مدیر استخدام و استخدام‌کننده

مدیران استخدام اغلب با استخدام‌کنندگان اشتباه گرفته می‌شوند و این اسامی به جای یکدیگر استفاده می‌شوند ولی این دو نقش کاملا متمایز هستند.
تفاوت‌ها عبارتند از:
مدیر استخدام، مدیر آینده استخدام‌شونده جدید است. آنها فرآیند استخدام را آغاز می‌کنند و با کاندیداهای جدید مصاحبه می‌کنند، انتخابشان می‌کنند و عملیات ورود این افراد به شرکت را انجام می‌دهند. آنها تصمیم‌گیرنده نهایی هستند و می‌توانند بگویند چه کسی استخدام می‌شود و چه کسی استخدام نمی‌شود. استخدام تنها بخشی از کار آنها در رهبری یک تیم است.
استخدام‌کننده حرفه‌ای کارش بررسی موقعیت‌های خالی، جذب و انتخاب اولیه نامزدهای مناسب برای نقش‌های خاص است. آنها بخشی از تیم استخدام، استعدادیابی یا منابع انسانی هستند.
این واقعیت که مدیر استخدام قدرت تصمیم‌گیری نهایی را دارد گاهی اوقات می‌تواند باعث ایجاد تنش بین او و استخدام‌کننده شود. بیشتر اوقات، مدیران در استخدام افراد جدید در تیم خود عجله دارند. به جای اینکه صبورانه منتظر یک لیست کامل از کاندیداها برای مصاحبه باشند، مشتاق هستند به محض درخواست اولین نفر او را برای مصاحبه انتخاب کنند.
از سوی دیگر، استخدام‌کنندگان می‌خواهند به درستی کاندیداها را ارزیابی کنند، اولین گام‌های فرآیند استخدام را دنبال کنند و قبل از ارائه منتخبی از افراد جدید به مدیر استخدام، یک لیست اولیه آماده کنند. بنابراین، این بر عهده استخدام‌کننده است که مدیر استخدام را “مدیریت” کند و آنها را متقاعد کند که هنگام مصاحبه و استخدام یک کارمند جدید عجله نکنند.

تفاوت مدیر استخدام و متخصص منابع انسانی

مدیران استخدام معمولاً با متخصصان منابع انسانی هم اشتباه گرفته می‌شوند، زیرا هر دو می‌توانند در فرآیند استخدام دخیل باشند.
به زبان ساده، منابع انسانی تیمی در درون یک سازمان است که علاوه بر مسئولیت‌های دیگر، بر شناسایی نامزدهای جدید، مدیریت سمت مدیریت استخدام، حمایت از کارکنان موجود، نظارت بر یادگیری و توسعه و رسیدگی به شکایات تمرکز دارد.
از سوی دیگر، مدیران استخدام، نیازمندی‌های کارکنان را در تیم‌های خود شناسایی می‌کنند، تأییدیه‌های استخدام را دریافت می‌کنند (در صورت نیاز)، شرح وظایف مفصل را برای ارسال به منابع انسانی می‌نویسند، اغلب نقطه تماس در طول فرآیند مصاحبه هستند، مصاحبه‌های عمیق را با نامزدها هدایت می‌کنند و تصمیم نهایی استخدام را می‌گیرند.

چرا سازمان به یک رابطه قوی میان استخدام‌کننده و مدیر استخدام نیاز دارد؟

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان اغلب اختلاف نظرهایی مانند نیاز به استخدام در سریع‌ترین زمان ممکن از یک سو و پیروی از فرآیند انتخاب سیستماتیک از سوی دیگر، دارند.
یک رابطه قوی میان استخدام‌کننده و مدیر استخدام ضروری است تا اطمینان حاصل شود که هر فرد مسئولیت‌های خود را می‌داند، فرآیند استخدام برای همه افراد درگیر یکپارچه است و نامزد مناسب برای نقش مناسب استخدام می‌شود.
مطالعه‌ای که توسط Bersin توسط Deloitte Consulting LLP انجام شد، نشان داد که بزرگترین محرک برای بخش جذب استعداد قوی‌تر «توسعه روابط قوی با مدیران استخدام» است. چرا این رابطه بسیار مهم است:
فرآیند استخدام موثر و کارآمد: استخدام‌کنندگان و مدیران استخدام هر دو نقش حیاتی در ارائه یک فرآیند استخدام موثر دارند و همکاری آنها با یکدیگر برای سرعت و کارایی و همچنین کیفیت ضروری است.
بهبود کیفیت کاندیداها: هرچه رابطه و درک بین مدیر استخدام و استخدام‌کننده قوی‌تر باشد، استخدام‌کننده چشم‌انداز بهتری از مشخصات نامزد ایده‌آل و مهارت‌های مورد نیاز برای یک نقش خاص خواهد داشت و شانس جذب و استخدام یک نفر مناسب‌تر بیشتر می‌شود. نامزدی که برای تیم و شرکت مناسب است.
تجربه بهتر کاندیدا فرآیند استخدام یکپارچه سریع و مؤثر است و تجربه بهتری را برای همه کاندیداها، خواه استخدام شوند یا نه، ارائه می‌دهد. این امر به حفظ نامزدهای برتر کمک می‌کند و از شکار غیرقانونی آنها توسط رقبا به دلیل عدم ارتباط یا زمان انتظار طولانی بین مراحل فرآیند استخدام جلوگیری می‌کند.
کاهش گردش مالی استخدام جدید: اگر استخدام‌کننده و مدیر استخدام همسو باشند و نوع نامزد مورد نیاز برای ایفای نقش را درک کنند و بدانند که در نهایت چه کسی در سازمان مناسب‌تر است، این می‌تواند منجر به تناسب کلی بهتر و کاهش تعداد مصاحبه‌شونده‌های جدید شود.
حل آسان‌تر مشکل در صورت بروز مشکلات یک رابطه کاری قوی همچنین به این معنی است که هر چالش یا مسئله‌ای که پیش می‌آید را می‌توان به راحتی مدیریت کرد و از تبدیل شدن به یک مشکل بزرگ‌تر جلوگیری کرد.

چگونه می توان ارتباط استخدام کننده و مدیر استخدام را بهبود بخشید

اکنون که اهمیت یک رابطه کاری قوی بین استخدام‌کننده و مدیر استخدام را درک کرده‌اید، در اینجا چند نکته در مورد اینکه چگونه استخدام‌کنندگان می‌توانند این ارتباط را تقویت کنند آورده شده است:
۱- نیازهای مدیران استخدامی را درک کنید
مهم است که استخدام‌کننده برای درک کامل الزامات نقشی که برای آن استخدام می‌کند و آنچه مدیر به دنبال آن است، وقت بگذارد. این نه تنها شامل مهارت‌ها و تجربه مورد نیاز، بلکه فرهنگ و پویایی تیم نیز می‌شود.
برای جلسات با مدیر استخدام آماده شوید و سؤالاتی را آماده کنید تا به شما در درک نیازهای آنها کمک کند.
۲- نقش‌ها و مسئولیت‌ها را روشن کنید
مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان باید بنشینند و مشخص کنند که چه کسی در فرآیند استخدام مسئول چه کاری است. این یک کار مشترک است.
تکرار مسئولیت‌ها در طول فرآیند استخدام کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که همه در جای درست عمل می‌کنند و می‌دانند چه زمانی باید چه کاری را انجام دهند.
۳- ارتباط شفاف برقرار کنید
هر دو طرف باید گزارش‌های به‌روز‌شده منظم ارائه دهند؛ در مورد جایی که در این فرآیند هستند، چالش‌هایشان و اینکه در چه بخشی ممکن است به کمک نیاز داشته باشند.
۴- سازماندهی آموزش مدیر استخدام
فرآیند استخدام می‌تواند برای استخدام مدیران، به ویژه برای کسانی که تازه وارد تیم‌های رهبری و توسعه می‌شوند، سخت باشد. شما می‌توانید با ارائه اطلاعاتی در مورد اینکه این فرآیند شامل چه مواردی می‌شود و از چه اشتباهاتی باید اجتناب کرد، از آنها حمایت کنید.
این می‌تواند شامل آموزش مصاحبه برای مدیران استخدام، آموزش سوگیری ناخودآگاه و آموزش جنبه‌های قانونی استخدام باشد. چنین آموزشی به نفع هر دو طرف خواهد بود، زیرا هم اعتماد به نفس شما را در فرآیند و هم کیفیت مصاحبه را افزایش می‌دهد.
۵- فعال باشید
منتظر نباشید تا مدیر استخدام با درخواست‌ها یا مشکلات به سراغ شما بیاید. به طور منظم با آنها در ارتباط باشید، نیازهای آنها را پیش‌بینی کنید، و قبل از درخواست کمک به آنها پیشنهاد راهکار دهید.
۶- یک نظرسنجی رضایت مدیر استخدامی انجام دهید
یک نظرسنجی رضایت مدیر استخدامی را تهیه و ارسال کنید که تعیین کند چقدر از فرآیند استخدام راضی هستند. از آنها بپرسید که چه پیشنهاداتی برای بهبود اوضاع دارند.
پاسخ دادن به این سوالات از سوی مدیر استخدام به شما کمک می‌کند نه تنها روند استخدام و کیفیت نامزدها را بهبود بخشید، بلکه رابطه خود را با مدیر استخدام نیز بهبود بخشید.
۷- پیگیری کنید
پس از شروع استخدام جدید، با مدیر استخدام در این‌باره در ارتباط باشید تا مطمئن شوید که فرد به خوبی در تیم و نقش خود قرار می‌گیرد. این نشان می‌دهد که شما به موفقیت بلندمدت فرآیند استخدام اهمیت می‌دهید، نه فقط پر کردن موقعیت.
در صورت وجود هر گونه نگرانی، برای ارائه راه‌حل‌های بالقوه و همچنین اقدامات پیشگیرانه در آینده، با یکدیگر همکاری کنید.

نتیجه‌گیری

نقش مدیر استخدام در فرآیند استخدام چند‌وجهی است. از شروع فرآیند از طریق مصاحبه‌ها تا تصمیم‌گیری در مورد استخدام و پذیرش کارمند جدید.
یک رابطه قوی بین مدیر استخدام و استخدام‌کننده به موثر و کارآمد شدن فرآیند استخدام کمک می‌کند. استخدام‌کنندگانی که می‌توانند چنین روابطی را ایجاد و حفظ کنند، سازمان را به سمت استخدام استعدادهای سطح بالا که با ارزش‌ها و اهداف آن همخوانی دارد، حرکت می‌دهد.