در لغت‌نامه، مذاکره به معنای بحث و گفت‌وگو معنا شده است اما در دنیای حرفه‌ای و در زندگی اجتماعی امروز ما، مذاکره می‌تواند معنایی تخصصی‌تر و متفاوت‌تر داشته باشد؛ معنایی که اگر به درستی قوانین و اصول آن را یاد بگیریم، می‌توانیم در هر جایگاهی برای رسیدن به اهداف خود، از آن استفاده کنیم. چراکه در حال حاضر، مهارت مذاکره یکی از ضروری‌ترین مهارت‌های نرمی شناخته می‌شود که هر فرد در محیط حرفه‌ای کسب‌وکار و حتی زندگی شخصی، به آن نیاز خواهد داشت. در این مقاله به شما می‌گوییم که یک مذاکره حرفه‌ای چه فرایندی دارد و اصول مذاکره حرفه‌ای چیست.
مذاکره چیست؟
همان‌طور که گفتیم مذاکره را باید عمیق‌تر از آنچه در لغت‌نامه معنی شده، تعریف کنیم. مذاکره یا همان Negotiation، فرایندی گفت‌وگومحور است.در یک مذاکره حداقل دو نفر یا چندین نفر درباره یک موضوع خاص با هدف ایجاد منافع مشترک یا حل اختلافات، با هم صحبت می‌کنند.
بنابراین در تعریف امروزی، مذاکره زمانی انجام می‌شود که حداقل دو فرد برای رسیدن به هدفی با یکدیگر به تعامل بپردازند. بنابراین نمی‌توان آن را یک سخنرانی یک‌طرفه دانست. بلکه فرایندی تعاملی است و می‌تواند منجر به نتیجه برد-باخت یا برد-برد و حتی باخت-باخت شود.
هرچند که بیشتر مذاکرات برای گرفتن امتیازات شکل می‌گیرند، اما پیشنهاد می‌کنیم که مذاکره را همیشه صفر و یک نبینید و لزوما در آن به دنبال باخت یا برد (گرفتن بیشترین امتیاز و دادن کمترین امتیاز به طرف مقابل خود) نباشید! چون تجربه مذاکره حتی در صورت از دست دادن امتیاز هم می‌تواند فرایندی پر از یادگیری و تجربه برایتان باشد.
بااین‌حال نگران نباشید، در ادامه تکنیک های یک مذاکره موفق را به شما یاد می‌دهیم تا در محیط‌های حرفه‌ای کسب‌وکار به بیشترین منفعت برسید.
مراحل فرایند مذاکره
مذاکره می‌تواند در محیط‌های مختلف و با هدف‌های متنوعی انجام شود. اما منظور از یک مذاکره حرفه‌ای، مذاکره‌ای است که در محیط کسب‌وکار با هدف شرایط شغلی و تجاری انجام می‌شود. مراحل فرایند مذاکره را می‌توانیم مانند یک گفت‌وگوی موثر بدانیم:
۱. موضوع و اهداف خود را از آن مشخص کنید
اگر به موضوع مذاکره تسلط کافی داشته باشید و بدانید که به دنبال گرفتن چه منفعت‌هایی هستید، بهتر می‌توانید سناریوی مذاکره را مدیریت کنید. تعیین اهداف به شما کمک می‌کند تا استراتژی‌تان را مشخص کنید و بر اساس آن پیش بروید.
۲. تحقیق کنید
شرایط احتمالی برد و باخت (برای هر دو طرف) را در نظر بگیرید، درباره موضوع و فرد مقابلتان تحقیق کنید، ببینید چه چیزهایی برای او ارزشمند و چه چیزهایی خط قرمز است. داشتن اطلاعات در فرایند مذاکره می‌تواند به کمک شما بیاید و قدرت مذاکره‌تان را بیشتر کند.
۳. برای گفت‌وگوی موثر تلاش کنید
در فرایند مذاکره برای داشتن یک گفت‌وگوی موثر بر پایه اعتماد، تلاش کنید. جنبه‌های انسانی همراه با اعتماد و همدلی می‌توانند به شما در برقراری یک رابطه حرفه‌ای اما دوستانه کمک کنند. در مذاکره قاطع باشید اما فراموش نکنید که هیچ مذاکره‌ای با خشونت به نتیجه نمی‌رسد!
۴. پیشنهادات را بررسی و نتیجه را مشخص کنید
زود نتیجه‌گیری نکنید و پیشنهادات را به سرعت نپذیرید. در فرایند مذاکره باید صبور باشید. پیشنهادات را بررسی کنید، سوالات خود را بپرسید و بعد از اطمینان یافتن، نتیجه را مشخص کنید.
پس مراحل فرایند یک مذاکره حرفه‌ای و موفق از شناخت موضوع و تحقیق درباره آن شروع شده و بعد از داشتن یک گفت‌وگوی موثر و رسیدن به نتیجه، به پایان می‌رسد. اما برای اینکه این مراحل را با موفقیت پشت سر بگذارید، به چه مهارت‌ها یا تکنیک‌هایی نیاز دارید؟
اصول مذاکره حرفه‌ای؛ ۵ تکنیک عالی برای مذاکره موفق در محل کار
برای داشتن یک مذاکره موفق در محل کار باید با اصول و تکنیک‌های آن آشنا باشید تا بتوانید به خوبی یک مذاکره حرفه‌ای را مدیریت کنید.
۱. مهارت گوش دادن فعال را یاد بگیرید
همان‌طور که گفتیم یک مذاکره موفق از گفت‌وگوی موثر تشکیل می‌شود. یکی از اصولی که می‌تواند به شما در موفقیت یک مذاکره کمک کند، گوش دادن فعال است. چراکه مذاکره فقط خوب صحبت کردن نیست، بلکه باید به درستی گوش کنید تا بتوانید انتظارات و احساسات فرد مقابلتان را درک کنید.
به‌این‌ترتیب نه تنها پیام را به درستی متوجه می‌شوید، بلکه می‌توانید ارتباط موثرتری برقرار کنید. گوش دادن فعال به عنوان یکی از اصول مذاکره حرفه‌ای شما را توانمند می‌کند تا نتیجه مذاکره را همان‌طور که مدنظرتان است پیش ببرید.
۲. به زبان بدنتان توجه کنید
بعد از مهارت‌های سخن‌وری و گوش دادن فعال، این زبان بدن است که می‌تواند به شما در موفقیت مذاکره‌تان کمک کند. هنگام صحبت کردن، تمرکزتان باید روی فرد مقابل باشد، از توجه به اطراف یا گوشی موبایلتان پرهیز کنید. این کار می‌تواند منجر به احساس بی‌احترامی در فرد مقابل شود. همچنین وقتی او صحبت می‌کند، به چشم‌هایش نگاه کنید تا توجه خودتان را به حرف‌هایش نشان دهید.
به‌طورکلی رفتارهای بدن شما می‌تواند توجه یا عدم توجه و احساستان را منتقل کند. برای مثال دست به سینه شدن می‌تواند حالت تدافعی را منتقل کند و اینکه در مذاکره احساس امنیت نمی‌کنید. خمیده بودن و تن صدای پایین هم می‌تواند قطعیت شما را زیر سوال ببرد و شما را مردد معرفی کند.
۳. از هوش هیجانی بهره ببرید
هوش هیجانی یکی از دیگر از اصول مذاکره حرفه‌ای است که می‌تواند به شما کمک کند تا افکار و احساسات فرد مقابلتان را درک کنید. همان‌طور که گفتیم توجه به جنبه‌های انسانی و داشتن رفتاری دوستانه و همدلانه می‌تواند یک مذاکره موفق را رقم بزند. به همین علت، توجه به هوش هیجانی می‌تواند در شکل‌گیری یک ارتباط عمیق و موثر به شما کمک کند.
۴. با استراتژی وارد جلسه مذاکره شوید
گفتیم که تحقیق کردن یکی از مراحل مذاکره است که باید در آن از ارزش‌ها و خواسته‌های فرد مقابل آگاه شوید، اهداف و اولویت‌های خود را مشخص کنید و با آمادگی وارد جلسه مذاکره شوید. اینجاست که باید یک استراتژی و در صورت لزوم یک نقشه دوم هم آماده کنید.
اگر با یک استراتژی و سناریوی مشخص وارد جلسه مذاکره شوید، احتمال بردتان بیشتر است؛ اگر هم که نقشه اولتان با شکست مواجه شد، به سراغ نقشه دوم بروید. همیشه سعی کنید قدم‌های بعدی را پیش‌بینی و برای همه‌چیز آماده باشید. درنتیجه می‌توانید با اعتماد به نفس بیشتری، جلسه را مدیریت کنید.
یکی از استراتژی‌های خوب که می‌تواند به شما در برد مذاکره‌تان کمک کند، استراتژی کالباسی است. استراتژی کالباسی در مذاکره یعنی اینکه به جای دادن یک تکه کالباس بزرگ به یک‌باره که دل را می‌زند، آن را به تکه‌های کوچک و لذیذ تقسیم کنید. این استراتژی با ایجاد کردن یک خطای ذهنی (تصور اینکه فرد به مزایای بیشتری دست پیدا می‌کند)، به شما در موفقیت کمک می‌کند.
برای مثال در همان ابتدای مذاکره نگویید که ۱ میلیارد سرمایه‌گذاری می‌کنید. بگویید ۵۰۰ میلیون برای اجاره فضای کار، ۲۰۰ میلیون برای خرید ملزومات و مواد اولیه کار و ۳۰۰ میلیون هم سرمایه اولیه می‌دهید. به نظرتان وسوسه‌کننده‌تر نیست؟ درست مثل این است که به جای اینکه بگویند ماهی ۲۰۰ هزار تومان قسط بدهید، می‌گویند هفته‌ای ۵۰ هزار تومان قسط بدهید!
۵. شتاب‌زده رفتار نکنید
برای اینکه نظر خود را منتقل و فرد مقابل را متقاعد کنید، عجله نکنید. مذاکره به زمان نیاز دارد، نباید به سرعت به دنبال نتیجه‌گیری باشید و بخواهید که خیلی سریع نظر فرد مقابلتان را تغییر دهید. برعکس آن را هم در نظر بگیرید. اگر می‌خواهند نظرتان را تغییر دهند، شتاب‌زده رفتار نکنید و از خودتان مقاومت نشان ندهید. شاید با گفت‌وگوی بیشتر و کمی زمان گذاشتن، متوجه شوید که این تغییر دیدگاه به نفعتان خواهد بود.
کلام آخر
حالا که می‌دانیم یک مذاکره حرفه‌ای چیست و از چه مراحلی تشکیل شده است، بهتر است که بیشتر و عمیق‌تر، تکنیک‌ها و اصول مذاکره را تمرین کنیم. با تمرین بیشتر، احتمال موفقیتمان هم بیشتر می‌شود.
راستی شما از چه تکنیکی برای موفقیت در مذاکره محل کار استفاده می‌کنید؟
