مدیریت صحیح زمان، یک عنصر اساسی در بهره‌وری است. اما همه افراد یک سازمان در مدیریت زمان، مهارت ندارند. بااین‌حال افراد و تیم‌ها باید راه‌هایی برای کمک به سازمان‌دهی موثر زمان خود پیدا کنند؛ فرقی هم نمی‌کند که در کجا و چه سازمانی کار می‌کنند. چون آگاهی از تکنیک‌های مدیریت زمان است که می‌تواند روی عملکرد کارکنان و سازمان تاثیر مثبت بگذارد.
اهمیت مدیریت زمان چیست؟
کیفیت کار کارکنان وقتی افزایش می‌یابد که برای تکمیل آن در زمان تعیین شده، عجله نداشته باشند. پس تا زمانی که دائما برای رسیدن به یک ضرب‌الاجل مسابقه نمی‌دهند، می‌توانند تلاش و تمرکز فکری بیشتری را روی کار خود بگذارند.
در واقع مدیریت زمان، به ما کمک می‌کند تا وظایف خود را اولویت‌بندی کنیم و مطمئن شویم که زمان کافی برای تکمیل هر پروژه در اختیار داریم.
چرا باید از مدیریت زمان استفاده کنیم؟
فرقی نمی‌کند که در یک سازمان کوچک یا بزرگ کار می‌کنید یا فریلنسر باید؛ در هر صورت باید به عنوان یک کارمند، زمان خود را برای رشد شخصی، کاری و سازمان به حداکثر برسانید. اینجاست که مهارت‌های مدیریت زمان می‌تواند در انجام این کار به شما کمک کند.
مدیریت زمان در سازمان‌های بزرگ اهمیت بیشتری دارد، چراکه کارکنان باید بتوانند تمام وظایف کاری خود را اولویت‌بندی کنند و سریع‌تر به اهداف خود برسند. پس وقتی زمان خود را بهتر مدیریت کنید، می‌توانید فرصت‌های جدیدی را به دست آورید. همچنین برای رشد خودتان و سازمانتان می‌توانید به شیوه‌ای پایدار برنامه‌ریزی کنید.
مدیریت زمان، می‌تواند برایتان دستاوردهایی مانند موارد زیر هم داشته باشد:
- بهبود عملکرد کاری
- تحویل به موقع کارها
- کاهش استرس
- بهبود جایگاه شغلی
- افزایش اعتمادبه‌نفس
تکنیک‌های مدیریت زمان برای کارکنان در محیط کار
مدیریت زمان در محیط کار، کلید بهینه‌سازی و افزایش بهره‌وری است. به همین دلیل آشنایی با تکنیک‌های مدیریت زمان برای کارکنان می‌تواند منجر به مدیریت صحیح زمان آن‌ها و افزایش عملکردشان نسبت به دیگر کارکنان شود. با استفاده از تکنیک‌ها و راه‌حل‌های زیر می‌توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید:
- بدانید که چگونه وقت خود را صرف می‌کنید.
اگر بهره‌وریتان، با خروجی کاری شما در یک دوره معین سنجیده شود، زمان از دست رفته می‌تواند به معنای فرصت‌های از دست رفته برای شما باشد. درست مانند تعیین مقدار یک بودجه، باید ارزیابی کنید که واقعا برای چه چیزی وقت خود را می‌گذرانید تا هر زمینه یا عادتی را که مانع رسیدن شما به اهدافتان می‌شود، آشکار کنید.
با بررسی زمانتان شروع کنید. ابزارهای ردیابی زمان مانند RescueTime می‌توانند بر اساس گروه کارهایی که تنظیم کرده‌اید، به شما بگویند که چند ساعت در روز کارآمد هستید و چند ساعت را صرف فعالیت‌های غیر مرتبط مانند صحبت كردن با تلفن همراه یا فعالیت در رسانه‌های اجتماعی می‌کنید.
- به برنامه روزانه خود پایبند باشید.
به جای اینکه بگویید: «من هشت ساعت برای انجام این کار خاص زمان دارم»، یک برنامه روزانه با بازه‌های زمانی مشخص برای کارهای مختلف ایجاد کنید. پایبندی به این برنامه، کلید موفقیت شما است. برای داشتن یک برنامه روزانه، باید:
۱. یک جدول زمانی واقع‌بینانه ایجاد کنید. مردم ظرفیت خود را برای انجام کارها بیش از حد برآورد می‌کنند، پدیده‌ای که دانشمندان آن را «خطای برنامه‌ریزی» می‌نامند.
۲. از رفتن به سایت‌های غیر مرتبط با کار (یا هر کاری که قرار نیست انجام دهید) در طول ساعات کاری خودداری کنید. همه آن صفحه‌های مرورگری که برای بعداز انجام کار خود باز کرده‌اید را ببندید. تلفن خود را خاموش کنید یا آن را دور از دسترس قرار دهید تا زمان استراحت فرا برسد. انضباط بهترین دوست شما در اینجا است.
- اولویت‌بندی داشته باشید.
یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت زمان برای کارکنان، نوشتن فهرست کارهایی است که باید انجام دهید. این کار می‌تواند نجات‌دهنده زمان و بهره‌وری شما باشد. مراقب باشید، این فهرست می‌تواند آن‌قدر بزرگ و طاقت‌فرسا شود که ندانید از کجا باید شروع کنید. ابزاری به نام ماتریس آیزنهاور می‌تواند به شما کمک کند تا تصمیم بگیرید چگونه کارها را بر اساس اهمیت و فوریتشان اولویت‌بندی کنید. با استفاده از این ماتریس تصمیم‌گیری، می‌توانید فهرست خود را با موارد زیر تقسیم‌بندی کنید:
۱. کارهایی که باید فورا انجام دهید: کارهای مهم با مهلت‌های تعیین شده. کارهایی که مدت زیادی به تعویق انداخته‌اید یا به تازگی به تعویق افتاده‌اند.
۲. کارهایی که برای بعد برنامه‌ریزی می‌کنید: کارهای مهم که مهلتی برای آن‌ها تعیین نشده است.
۳. کارهایی که به دیگران محول می‌کنید: وظایفی که شخص دیگری هم می‌تواند آن‌ها را انجام دهد.
۴. کارهایی که آن‌ها را حذف می‌کنید: وظایفی که می‌توانید آن‌ها را حذف کنید، چراکه برای اهداف یا ماموریت شما حیاتی نیستند.
- برای شروع، سخت‌ترین کار را انجام دهید.
حواس‌پرتی برای همه ما اتفاق می‌افتد؛ چه تماس تلفنی باشد، چه لطف یک همکار یا حجم زیادی از ظرف‌های کثیف. پس وقت آن است که «قورباغه‌مان را قورت دهیم.» در واقع منظورمان همان روش بهره‌وری Eat That Frog است که توسط برایان تریسی ابداع شده است.
این روش برای افرادی که به تعویق انداختن کارها عادت کرده‌اند یا در اجتناب از حواس‌پرتی مشکل دارند، به خوبی کار می‌کند. تریسی توصیه می‌کند ابتدا با بزرگ‌ترین، سخت‌ترین و مهم‌ترین کار مقابله کنید (کاری که احتمالا بعدا آن را به تعویق می‌اندازید) و فقط زمانی که «آن قورباغه را خوردید» به سراغ چیزهای دیگر بروید.
- کارهای مشابه را دسته‌ای انجام دهید.
دسته‌بندی یا پردازش دسته‌ای، به معنای گروه‌بندی وظایف مشابه بر اساس هدف یا عملکرد است تا بتوانید روی آن‌ها با هم کار کنید.
مثلا:
- جلسات مشتریان را در روزهای چهارشنبه و پنجشنبه برگزار کنید.
- فقط از ساعت ۱۰ تا ۱۱ صبح به ایمیل‌ها پاسخ دهید.
- اول صبح، گزارش خود را تهیه و ارسال کنید.
- یاد بگیرید چه زمانی باید نه بگویید.
ما برای یک روز، میزان انرژی مشخصی داریم که با گذراندن ساعت‌ها کاهش می‌یابد. برای جلوگیری از کار نیمه تمام، محدودیت‌های خود را بشناسید و حاضر باشید نه بگویید. نقاط قوت و ضعف خود را بشناسید. روی چیزی که در آن مهارت دارید، تمرکز کنید و در صورت امکان، کارهایی را که می‌تواند توسط افراد دیگر بهتر و سریع‌تر انجام شود را به آن‌ها محول کنید.
- از انجام چند وظیفه، به طور همزمان خودداری کنید.
انجام دادن همزمان چندوظیفه، کارایی را کاهش می‌دهد و حتی می‌تواند خطرناک باشد. به گفته انجمن روان‌شناسی آمریکا، انجام چند کار همزمان باعث حواس‌پرتی و عدم تمرکز در ذهن می‌شود که بهره‌وری را کاهش می‌دهد.
- از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید.
از ابزارهای بهره‌وری و اتوماسیون که برای افزایش کارایی طراحی شده‌اند، استفاده کنید:
- Dropbox یا OneDrive، برای ذخیره، اشتراک‌گذاری و پشتیبان‌گیری از فایل‌ها.
- Slack، برای برقراری تعامل و ارتباطات با تیم در ساعت‌های کاری.
- Google Calendar و Outlook Calendar، برای اطلاع از برنامه‌های روزانه، هفتگی و ماهانه. (می‌توانید آن‌ها را با Slack ادغام کنید تا هشدارها و یادآوری‌های خودکار را به طور مستقیم در کانال‌های مرتبط دریافت کنید.)
- Canva و Lucidchart، برای طرح‌ها و نمودارها. (با استفاده از این ابزارها، لازم نیست تا طراح گرافیک باشید، به سادگی می‌توانید نمودارهای کاری خود را رسم کنید.)
کلام آخر
بیشتر تیم‌هایی که عملکرد بالایی دارند، می‌دانند که چگونه زمان خود را به درستی مدیریت کنند. با بهترین شیوه‌های مدیریت زمان، روز کاری خود را مفید بگذرانید، بهره‌وریتان را بالا و سطح استرس خود را پایین بیاورید.
