همیشه و در هر سازمانی برای جذب نیروهای جدید باید فرایندی استراتژیک و منظم در نظر گرفته شود، تا نیروی جدید بتواند درک درستی از فرهنگ سازمانی، اهداف شرکت و رویه کارها داشته باشد. اما با ظهور تکنولوژی و عصر دیجیتال کل این فرایند یعنی آنبوردینگ تحت تاثیر تغییرات قرار گرفته و حالا بیشتر به صورت آنلاین انجام می‌شود. چون شرکت‌های زیادی نیروهای دورکار جذب می‌کنند و همه فرایند آنبوردینگ و همسوسازی کارکنان خود را به شکل آنلاین انجام می‌دهند. در هر صورت، فرایند آنبوردینگ یا همسوسازی کارکنان در عصر دیجیتال هم باید دارای نوعی یکپارچگی و نظم خاصی باشد تا اعضا مطمئن باشند همه نیروهای جدید، تجربه یکسانی از آشنایی با شرکت دارند.
آنبوردینگ یا همسوسازی کارکنان چیست؟
آنبوردینگ (onboarding) یا همسوسازی کارکنان به فرایندی می‌گویند که در آن منابع انسانی یا مدیر شرکت، کارمندان جدید را با فعالیت‌های شرکت و فرهنگ سازمانی تطبیق می‌دهند. این فرایند معمولا شامل معرفی ابزارها و ارائه اطلاعات لازم برای شروع کار است. به طور کلی قبل از هر اقدامی در جهت آنبوردینگ کارکنان جدید، کارفرما باید به چند سوال کلیدی پاسخ بدهد. مثل:
- زمان دقیق ورود کارمند جدید کی است؟
- فرایند استخدام کارمندان چقدر طول می‌کشد؟
- دوست دارید کارمندان جدید در پایان روز اول چه تصوری از شما داشته باشند؟
- کارمندان جدید چه چیزهایی باید درباره محیط کاری شما بدانند؟
- منابع انسانی، مدیر و بقیه همکاران چه نقشی در فرایند آنبوردینگ خواهند داشت؟
- چه اهدافی برای کارمندان جدید در نظر دارید؟
چرا فرایند آنبوردینگ برای پذیرش سازمانی کارمندان جدید اهمیت دارد؟
از مهم‌ترین عوامل رضایت کارمندان از شرکت، نحوه استقرار آن‌ها در آغاز کار و همسوسازی آن‌ها با فعالیت‌های سازمان است. آنبوردینگ همچنین به این دلیل مهم است که به کارمندان جدید کمک می‌کند تا به خوبی در سازمان شروع به کار کنند. در این فرایند به تمام نیروهای جدید اطلاعات، آموزش و پشتیبانی‌های لازم برای تبدیل شدن به یکی از اعضای تیم ارائه می‌شود.
همسوسازی کارمندان همچنین باعث سازگاری، مشارکت و حفظ کارمندان متعهد می‌شود. کارمندانی که احتمال ماندنشان در شرکت زیاد است؛ چون به موفقیت سازمان اهمیت می‌دهند و در جهت شکوفایی آن قدم برمی‌دارند. در ادامه سه دلیل مهم دیگر برای اهمیت آنبوردینگ را نام می‌بریم:
- به نیروهای جدید این امکان را می‌دهد تا با محیط شرکت سازگار شوند
خیلی مهم است که شرکت برای کارمندان جدید برنامه مشخصی داشته باشد. چون به آن‌ها این امکان را می‌دهد که قدم به قدم با سازمان و سیاست‌های آن آشنا شوند. وقتی کارفرما یک مرور کلی از اهداف و ارزش‌های شرکت ارائه کند، سازگاری کارمند جدید تا چند برابر زودتر اتفاق می‌افتد. همچنین توضیح اینکه سازمان از کارمند جدید چه انتظاراتی دارد می‌تواند با ایجاد اعتماد دوطرفه تاحد زیادی به موفقیت آن‌ها کمک کند.
- کارمندان جدید را تشویق می‌کند تا هرچه زودتر با مسائل شرکت سروکار داشته باشند
زمانی که کارمندان دیدگاه اصلی شرکت را درک کنند، احتمال بیشتری دارد که زودتر درگیر آن شوند. آنبوردینگ باعث می‌شود کارمندان متوجه شوند شرکت به چه چیزهایی تعهد دارد و این می‌تواند کارمندانی متعهد را شکل دهد. آن‌ها با درک صحیحی از اهداف کلی شرکت مسئولیت‌هایشان را جدی می‌گیرند و خود را ملزم به انجام درست آن‌ها می‌دانند.
- باعث ماندگاری کارمندان در شرکت می‌شود
وقتی کارمند جدید از طریق فرایند آنبوردینگ با شرکت سازگار شد، احتمال ماندن او بسیار بیشتر می‌شود. با ماندن کارمندان در یک شرکت، هزینه کمتری هم بابت استخدام نیروهای جدید صرف می‌شود. چراکه کارفرما وقتی مجبور به جایگزینی کارمندان می‌شود، تمام تخصص و دانشی که به فرد قبلی ارائه شده، از دست می‌رود. به علاوه مجبور است زمان و هزینه‌اش را صرف جستجو برای پیدا کردن فرد جایگزین کند.
عصر دیجیتال چطور فرایند آنبوردینگ کارمندان را تغییر داده است؟
با شیوع ویروس کرونا، فرهنگ دورکاری در بسیاری از شرکت‌ها به سرعت رشد کرد و تا امروز هم ادامه پیدا کرده است. حالا فرایند جذب و استخدام نیروی دورکار و در ادامه آنبوردینگ آن‌ها هم به صورت آنلاین انجام می‌شود.
فرایند آنبوردینگ یا همسوسازی کارکنان در عصر دیجیتال مزایای زیادی دارد؛ مثلا سرعت جذب و آنبوردینگ کارمندان جدید بسیار بیشتر از قبل شده است. اما بیایید از یک زاویه دیگر هم به این موضوع نگاه کنیم؛ بسیاری از شرکت‌های نوپا هنوز نتوانسته‌اند با بسیاری از فرایندهای دیجیتال و دورکاری کنار بیایند. پس فرایند آنبوردینگ کارمندان هم برای آن‌ها دشوار خواهد بود.
یکی از مهم‌ترین راه‌حل‌هایی که برای رفع این موضوع ارائه می‌شود، نصب نرم‌افزارهای دیجیتال مربوط به این موضوع است. در حال حاضر، بسیاری از شرکت‌ها پورتال‌های خاصی دارند که با کمک آن‌ها فرایند آنبوردینگ کارمندان جدید را انجام می‌دهند. این پورتال‌ها شامل اطلاعات مربوط به وظایف کارمند جدید و شیوه ارتباطات او می‌شود.
گاهی اوقات که شرکت‌ها نیاز به کارمند دورکار دارند، استفاده از پلتفرم‌های آنلاین برای ارائه و امضای قرارداد بسیار کار را راحت‌تر و سریع‌تر می‌کند. به این دلیل که با استفاده از این پلتفرم‌ها دیگر نیاز نیست فرد یک بار برای مصاحبه و یک بار دیگر برای امضای قرارداد به صورت حضوری به شرکت بیاید.
همچنین بخش منابع انسانی شرکت با ارائه فایل‌ها و ویدیوهای آموزشی تمام اطلاعات و آموزش‌های لازم را به نیروی جدید انتقال می‌دهد.
کلام آخر
بسیاری از کارشناسان منابع انسانی عقیده دارند فرایند استخدام کارمند جدید در یک سازمان باید کاملا استراژیک باشد و حداقل یک سال زمان ببرد. این عقیده کاملا درست است و باعث می‌شود نیروهای جدیدی که به سازمان شما می‌پیوندند، احساس مسئولیت و تعهد بیشتری به شرکت و اهداف آن داشته باشند. در این صورت است که می‌توانید مطمئن باشید این نیروها ماندگاری بیشتری دارند و دیگر نیاز نیست به طور مرتب نیروهای جدید استخدام کنید.
فرایند آنبوردینگ یا همسوسازی کارکنان در عصر دیجیتال بسیار راحت‌تر از روش سنتی آن شده و کارفرما با سرعت و دقت بیشتری می‌تواند این فرایند را پیش ببرد.
