مهم نیست که چقدر برای آینده سازمان خود برنامه‌ریزی می‌کنید، در هر صورت این امکان وجود دارد که هر لحظه یک اتفاق پیش‌بینی‌نشده و ناگوار پیش بیاید. همه‌گیری کرونا شاید دقیق‌ترین مثال برای توصیف این موضوع باشد. درست زمانی که کسب‌وکارهای زیادی با رشد همراه بودند، ناگهان قرنطینه، فاصله‌گذاری اجتماعی، تعطیلی کارخانه‌ها و… اقتصاد جهان را دگرگون کرد و سازمان‌ها با بحرانی ناشناخته روبه‌رو شدند. بحرانی که خیلی از آن‌ها نمی‌دانستند چطور و چگونه باید از آن عبور کنند. اما شرکت‌هایی هم بودند که پیش از آن با تقویت مدیریت بحران خود، توانستند با کمترین هزینه، آن را پشت سر بگذارند. در ادامه روش‌های موثر برای تقویت مدیریت بحران در سازمان را با هم بررسی می‌کنیم.
یادگیری سازمانی و تاب‌آوری سازمانی
به توانایی سازمان در پیش‌بینی، جلوگیری یا عبور از تغییرات محیطی و اختلالات، تاب‌آوری سازمانی گفته می‌شود. به این معنی که یک سازمان تاب‌آور هنگام مواجه با بحران، می‌تواند به درستی واکنش نشان دهد و با کمترین آسیب، آن را پشت سر بگذارد. چنین سازمانی معمولا انعطاف‌پذیری بالایی دارد و برای مقابله با اتفاقات پیش‌بینی‌نشده، خود را آماده نگه می‌دارد. تاب‌آوری سازمانی نه‌تنها کمک می‌کند تا سازمان، بحران را با کمترین هزینه مدیریت کند، بلکه منجر به رشد افراد، فرهنگ و به‌طورکلی سازمان می‌شود. چراکه فرهنگ و تفکر مدیریت بحران، برنامه‌ریزی و انعطاف‌پذیری در سازمان توسعه می‌یابد.
یکی از مهم‌ترین عوامل موثر بر تاب‌آوری سازمانی، یادگیری سازمانی است. افراد در یک سازمان یادگیرنده، یا یکدیگر کار می‌کنند و آموزش می‌بینند تا مشکلات را با راهکارهای نوآورانه حل کنند. یادگیری سازمانی باعث انعطاف‌پذیری بالا و درنتیجه تاب‌آوری در سازمان می‌شود. به همین دلیل باید گفت که تاب‌آوری سازمانی کاملا وابسته به یادگیری سازمانی است. اگر یادگیری سازمانی در بطن فرهنگ یک شرکت توسعه پیدا کند و تمامی افراد به آن باور داشته باشند، تاب‌آوری هم ایجاد می‌شود. چون حالا افراد با انعطاف‌پذیری بالاتر، یادگیری را سرلوحه خود قرار می‌دهند و برای حل مشکلات برنامه‌ریزی می‌کنند.
ایجاد تیم مدیریت بحران
عدم توانایی در شناسایی بحران‌ها و نحوه برنامه‌ریزی برای جلوگیری از آسیب‌های احتمالی، مهم‌ترین مانعی است که می‌تواند منجر به هزینه‌های زیادی برای سازمان‌ها شود. چراکه اگر نتوانیم حوادث بالقوه را پیش‌بینی و پیامدهای احتمالی را تعیین کنیم، در مقابل آن‌ها آسیب دیده و خسارت‌های بسیاری را متحمل می‌شویم. اینجاست که ایجاد تیم مدیریت بحران در یک سازمان اهمیت پیدا می‌کند.
مدیریت بحران را می‌توانیم یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت استراتژیک بدانیم که درنهایت منجر به تاب‌آوری سازمانی می‌شود. در دنیای متغیر امروزی که بسیاری از حوادث را نمی‌توان پیش‌بینی کرد، ایجاد آگاهی با کمک تیم مدیریت بحران در سازمان اهمیت بسیاری پیدا می‌کند. چراکه بقای سازمان و موفقیت آن در طولانی‌مدت، وابسته به نحوه واکنش آن در مقابل بحران‌ها است.
به‌طورکلی مدیریت بحران به معنای یک رویکرد نظام‌مند برای برنامه‌ریزی و آمادگی سازمانی است. به چند سال گذشته فکر کنید، زمانی که همه‌گیری کرونا ناگهان کسب‌وکارها را دگرگون کرد. سازمان‌هایی توانستند با موفقیت از این اتفاق عبور کنند که رویکردی دقیق و مشخص برای آمادگی و پاسخ‌دهی به این اتفاق پیش‌بینی‌نشده داشتند. به همین دلیل، بسیاری از شرکت‌ها ایجاد تیم مدیریت بحران را اولویت خود می‌دانند تا مشکلات احتمالی شناسایی و راه‌حل‌هایی برای آن‌ها مشخص شود.
روش‌های مدیریت بحران در سازمان
معمولا تیم مدیریت بحران در سازمان با اجرای ۶ گام زیر، مشکلات و حوادث را مدیریت کرده و از هزینه‌های منفی آن جلوگیری می‌کند. گام‌های اجرایی برای تقویت روش‌های مدیریت بحران در سازمان عبارتند از:
گام اول: برخورد با بحران
این تیم قبل از رخ دادن بحران باید آن را پیش‌بینی و برای آن برنامه‌ریزی کند. به این ترتیب در برخورد با بحران، هزینه کمتری داده و راحت‌تر از آن عبور می‌کند.
گام دوم: بازاندیشی
بعد از مواجه شدن با بحران، این تیم باید از خود بپرسد که چرا این اتفاق افتاد، علت آن چیست و چطور می‌توان آن را کنترل کرد؟ با پاسخ دادن به این سوالات می‌توان از تکرار اشتباهات مشابه در آینده جلوگیری کرد.
گام سوم: برنامه نوسازی
برای تاب‌آور بودن و پشت سر گذاشتن یک بحران با موفقیت، باید همیشه برنامه‌های نوسازی را برای بهبود مستمر در نظر داشت. به این ترتیب حتی قبل از رخ دادن بحران، می‌توانیم راهکارهایی را برای جبران خسارت‌ها تدوین کنیم.
گام چهارم: احساس بحران
تیم مدیریت بحران همیشه باید در حالت آماده باش قرار بگیرد تا با اولین نشانه‌های خطر، فرایند کنترل و پیشگیری از بحران را برنامه‌ریزی کند.
گام پنجم: مداخله و اقدام
پس از بروز نشانه‌های اولیه، تیم مدیریت بحران باید سریعا وارد عمل شود و مدیران را به تصمیم‌گیری سریع دعوت کند.
گام ششم: اقدامات نهایی
اگر با مداخله و اقدام نتوانستیم از بحران عبور کنیم، باید بپذیریم که برای متوقف کردن آن کاری از دستمان برنمی‌آید. بنابراین باید به فکر اقدامات نهایی برای جبران کردن خسارت‌ها پس از بحران باشیم تا دوباره سازمان را به حالت قبل برگردانیم.
پیش‌بینی استراتژی‌ها و روش‌های مدیریت بحران
برای این‌که بتوانیم استراتژی‌های مدیریت بحران را پیش‌بینی کنیم، اول باید «بحران» را تعریف کنیم. به تغییر ناشناخته و بزرگی که به صورت ناگهانی ایجاد می‌شود و می‌تواند خسارت‌ها و هزینه‌هایی را برای افراد، سازمان یا جامعه ایجاد کند، بحران می‌گویند. بحران‌ها غیرمنتظره هستند و به همن دلیل، باید بتوانیم استراتژی‌هایی را برای مدیریت بحران پیش‌بینی کنیم تا قبل از وقوع، آمادگی لازم را داشته باشیم.
استراتژی‌ها و روش‌های مدیریت بحران عبارتند از:
۱. استراتژی جبرانی
اگر نتوانیم وقوع بحران را پیش‌بینی کنیم و زمان را برای برطرف کردن آن از دست بدهیم، بهترین استراتژی برای مدیریت آن، واکنش جبرانی است. معمولا در مقابل بحران‌های تکنولوژی (اختلال در سایت یا نرم‌افزار) و بحران‌های فردی (حادثه‌ای شخصی در زندگی افراد یا استعفا)، سازمان‌ها از خود واکنشی جبرانی نشان می‌دهند چون معمولا با تاثیر و خسارت‌های منفی در طولانی‌مدت مواجه خواهیم شد. در چنین شرایطی، باید به دنبال جبران خسارت‌های احتمالی باشیم.
۲. استراتژی مسئولیت‌پذیری
مسئولیت‌پذیری مهم‌ترین نقشی است که یک سازمان و از همه مهم‌تر، تیم مدیریت بحران باید برعهده بگیرد. یعنی این‌که باید هنگام مواجه با بحران، برای آن برنامه‌ریزی و از خسارت‌های جلوگیری کنیم. این استراتژی به‌معنای داشتن آمادگی هنگام وقوع بحران است تا با کمترین هزینه از آن عبور کنیم.
۳. استراتژی فعال
استراتژی فعال هم مشابه استراتژی مسئولیت‌پذیری است با این تفاوت که قبل از وقوع آن، تلاش می‌کنیم تا بحران‌ها و هزینه‌های احتمالی را پیش‌بینی و برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنیم. البته باید بدانید که نمی‌توان تمامی بحران‌ها را پیش‌بینی کرد و احتمال خطا وجود دارد. مهم این است که بتوانیم هزینه‌ها و خسارت‌های احتمالی را به حداقل برسانیم.
کلام آخر
همان‌طور که گفتیم بحران‌ها اتفاقاتی هستند که ناگهانی رخ می‌دهند و معمولا تاثیرهای منفی زیادی از خود برجای می‌گذارند. به همین دلیل باید بتوانیم با تقویت روش‌های موثر مدیریت بحران، تاب‌آوری سازمانی را توسعه دهیم و برای مدیریت و کنترل آن، خود را آماده کنیم.
