آیا تا به حال احساس کرده‌اید که زمان کافی در روز برای انجام کارهایتان وجود ندارد؟ ساعت کاری همه ما در روز یکسان است؛ اما پس چرا به نظر می‌رسد بعضی از افراد سازمان به همه کارهای خود می‌رسند و موفقیت بیشتری از دیگران به دست می‌آورند؟ پاسخ واضح است، آن‌ها زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنند.
نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان بسیار موثر است. به همین دلیل اگر کارمندان و رهبران این مهارت را داشته باشند و مدیریت زمان را به عنوان یک فرهنگ کاری در سازمان خود به رسمیت بشناسند، سازمانشان سریع‌‌تر و آسان‌تر به اهداف خود می‌رسد.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان فرآیندی است که افراد به طور آگاهانه برنامه‌ریزی می‌کنند تا به بهترین شکل به اهدافشان برسند. به این ترتیب با سازماندهی استراتژیک وظایف، برای به حداکثر رساندن بهره‌وری تلاش می‌کنند. در واقع مدیریت زمان صحیح، به معنای سازماندهی زمان و اولویت‌بندی فعالیت‌هایی است که شما را به بهترین شکل به سمت خاصی هدایت و شما را پایبند به حفظ ارزش‌هایتان می‌کند.
چرا مدیریت زمان در سازمان‌ها اهمیت دارد؟
مدیریت زمان، بهره‌وری و کارایی را در سازمان بالا می‌برد و به معنای هوشمندانه عمل کردن است. با مدیریت زمان کارمندان تحت فشارهای غیرضروری قرار نمی‌گیرند و استرس کمتری را تجربه می‌کنند. همچنین می‌توانند وظایف خود را در زمان مقرر به پایان برسانند، کارایی خود را بهبود ببخشند و بهره‌وری بیشتری داشته باشند. در نهایت کار بهتری را هم ارائه می‌دهند.
نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان‌ها
زمانی که مدیریت زمان در سازمانی وجود داشته باشد، کارمندان سطح بالاتری از رضایت شغلی خواهند داشت؛ چراکه کمتر احساس استرس می‌کنند و می‌توانند زمانی را هم رشد خود اختصاص دهند. در نهایت مدیریت زمان می‌تواند در موارد زیر به کارمندان کمک کند:
- منجر به پیشرفت جایگاه شغلی آن‌ها می‌شود.
یکی از مزایای مدیریت زمان این است که شما در سازمان عملکرد بهتری دارید و می‌توانید جایگاه شغلیتان در سازمان را بهبود دهید. اگر در طول روز برای مهم‌ترین وظایف خود برنامه‌ریزی کنید، بهتر متوجه می‌شوید که چه کارهایی را باید انجام دهید و هر کار، چقدر برای شما زمان می‌برد.
- خروج آن‌ها از سازمان را کاهش می‌دهد.
تا زمانی که کارمندان از کار کردن در سازمان شما احساس رضایت و آرامش می‌کنند، تمایل بیشتری به باقی ماندن در کنارتان خواهند داشت.
- باعث برقراری تعادل بین کار و زندگی آن‌ها می‌شود.
متعادل کردن زمان بین کار و زندگی، یکی از مهم‌ترین مزیت‌های مدیریت زمان است. این به معنای ایجاد تعادل بین زندگی حرفه‌ای و شخصی است.
با کمک مدیریت زمان، ارزش زمان را درک می‌کنید. می‌توانید در زمان کمتری به اهداف خود در محل کار برسید و با افرادی که در خانه برایتان اهمیت دارند، وقت بیشتری بگذرانید.
- اهمال کاری آن‌ها را کاهش می‌دهد.
اهمال کاری به دلیل مدیریت ضعیف زمان اتفاق می‌افتد. شما نمی‌توانید با فرار از مسئولیت فردا، از مسئولیت امروزتان هم فرار کنید. اگر اهدافتان مشخص نباشد، به راحتی می‌توانید حواس خود را پرت کنید و آن را به تعویق بیندازید. اگر روال مشخصی داشته باشید، اهمال کاری کاهش می‌یابد و روی کار تمرکز می‌کنید.
با ایجاد مهارت مدیریت زمان دیگر تعلل نمی‌کنید و از اینکه بر حجم کار خود کنترل دارید احساس رضایت می‌کنید. بنابراین، کمتر احتمال دارد که کار را به تعویق بیندازید. وقتی اهداف روشنی در ذهن داشته باشید، تمرکز روی بزرگ‌ترین اولویت، کاری آسان‌تر می‌شود.
راهکارهای توسعه مدیریت زمان در سازمان
مدیریت زمان لزوما مهارتی نیست که به طور طبیعی در کارمندان به وجود بیاید. با این حال، مهارتی است که رهبران می‌توانند آن را به کارمندان خود آموزش دهند؛ بنابراین کارمندان می‌توانند مهارت‌های جدیدی را بیاموزند و به طور موثر آن را در محل کارشان به کار بگیرند.
۱. اولویت‌بندی کنید.
وظایف خود را به ترتیب اهمیت، اولویت‌بندی کنید. اطمینان حاصل کنید که کارهای مهم زودتر انجام می‌شوند و کارهای ناخوشایند را به جای به تعویق انداختن آن‌ها به پایان برسانید. همیشه کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد، پس مهم است که هوشمندانه کارهای ضروری خود را تا پایان روز کاری انجام دهید. فرقی نمی‌کند که رهبر یا کارمند یک سازمان باشید، بهتر است بعد از پایان کارهایتان، اولویت‌های روز کاری بعد خود را یادداشت کنید.
۲. کارهای غیر ضروری را به دیگران بسپارید.
در زمانی که بسیار سرتان شلوغ است، به دنبال فرصت‌هایی برای برون‌سپاری کار خود باشید. نگران اینکه آیا دیگران می‌توانند به اندازه شما آن را خوب انجام دهند یا نه، نباشید. پس اگر کاری را تا زمان تحویل آن نمی‌توانید به تنهایی به پایان برسانید، آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید و با هم انجامش دهید.
۳. عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید.
هرآنچه را که زمان شما را از بین می‌برد، شناسایی و فضای کاری خود را سازماندهی کنید؛ برای مثال تلفن خود را در کشوی خود قرار دهید و از تمام شبکه‌های اجتماعی‌تان خارج شوید. حواس‌پرتی می‌تواند تأثیر منفی زیادی روی بهره‌وری داشته باشد.
۴. در حین کار استراحت کنید.
فاصله گرفتن از لپ‌تاپ یا کامپیوتر کارتان بسیار مهم است، چراکه اجازه می‌دهد لحظه‌ای استراحت و شارژ مجدد داشته باشید. استراحت و بازگشت به محل کار هم می‌تواند دیدگاه جدیدی را در مورد کاری که انجام می‌دهید به شما ارائه دهد، هم انرژیتان را بازیابی کند و هم بهره‌وری شما را بهبود بخشد.
۵. برنامه‌ریزی داشته باشید.
ابزارهای ردیابی و مدیریت زمان زیادی وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها برای کمک استفاده کنید. نرم‌افزارهای ردیابی زمان به شما این امکان را می‌دهند ببینید چقدر طول می‌کشد تا وظایف خاصی را انجام دهید و برنامه‌ریزی بهتری برای روزهای آینده خود داشته باشید.
کلام آخر
مدیریت زمان فرآیند سازماندهی و برنامه‌ریزی برای تقسیم زمان بین فعالیت‌های مختلف است. وقتی این کار را درست انجام دهید، در نهایت هوشمندانه‌تر کار می‌کنید، نه سخت‌تر. همچنین می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید؛ حتی وقتی زمان کم و فشار زیادی روی شما است.
