در زندگی شخصی و شغلی، بارها با اصطلاح گزارش و گزارش‌نویسی روبه‌رو شده‌ایم؛ از همان زمانی که در مدارس از ما خواسته می‌شد تا گزارش تهیه کنیم تا زمانی که در مسیر شغلی‌مان، بارها با گزارش کاری مواجه شدیم. اما یک گزارش چیست و چطور باید آن را تهیه کنیم؟
گزارش کاری چیست؟
در فرهنگ فارسی، گزارش به معنای شرح و تفسیر یک موضوع آمده است. به‌طورکلی گزارش‌نویسی ثبت کردن شرح حال یک موضوع، بررسی علت‌ها و تجزیه و تحلیل آن است به‌طوری‌که بتوانیم خیلی خلاصه اما شفاف و قابل فهم، موضوعی را توضیح دهیم تا به یک راهکار برسیم. گزارش‌نویسی را می‌توانیم یک مهارت بدانیم، مهارتی که می‌تواند در ابعاد مختلف زندگی به ویژه در پیشرفت شغلی به ما کمک کند. چراکه با کمک گزارش کار، می‌توانیم اطلاعات مورد نیاز را طبقه‌بندی کرده تا آن‌ها را با زبانی شیوا و ساده، در کوتاه‌ترین زمان به مخاطب خود منتقل کنیم.
تعریف گزارش و انواع آن
پس باید بگوییم که یک گزارش، سندی است شامل اطلاعات که برای ارائه کردن به افراد یا سازمان‌ها تهیه می‌شود. معمولا هدف از تهیه گزارش‌های کاری، ارائه موضوعات مختلف به ذی‌نفعان برای تصمیم‌گیری‌های بهتر و دقیق‌تر است.
گزارش انواع مختلفی دارد. رایج‌ترین آن ثبت گزارش‌های روزانه یا هفتگی است از اتفاق‌هایی که رخ می‌دهد. ممکن است برای نظم شخصی، بعد از جلسات بخواهید یک گزارش بنویسید تا بدانید در هر جلسه درباره چه موضوعاتی صحبت شده است یا مدیرتان از شما بخواهد که درباره عملکرد شبکه‌های اجتماعی در ۶ ماه گذشته، یک گزارش تهیه کنید. بااین‌حال فرقی نمی کند که موضوع گزارش شما چی باشد، همه آن‌ها معمولا از یک ساختار پیروی می‌کنند. در ادامه بخش‌های یک گزارش کاری را با هم بررسی می‌کنیم:
- بخش اول: توصیف موضوع
در ابتدای گزارش بهتر است موضوع یا اتفاق گزارش را توصیف کنیم. یعنی به این سوالات پاسخ دهیم که این اتفاق چه زمانی و در کجا رخ داده است، چه افرادی در آن مشارکت داشته‌اند و… .
- بخش دوم: تفسیر موضوع
بعد از توصیف یک اتفاق، حالا باید تفسیر شخصی خود یا افراد حاضر را در گزارش ثبت کنیم. برای مثال فرض کنید در یک جلسه حضور دارید، افراد نظرات متفاوتی را درباره یک اتفاق مشخص بیان می‌کنند، شما باید در گزارش خود، یک جمع‌بندی کلی از نظرات افراد مختلف داشته باشید و در انتها بهتر است که نظر شخصی خود را هم بنویسید.
- بخش سوم: ارزیابی حقایق و اعلام نتایج
بعد از آنکه تفسیر افراد مختلف و حتی خودتان را نسبت به موضوع یادداشت کردید، حالا نوبت آن است تا نتایج حاصل از آن اتفاق را ارزیابی و مشخص کنید.
- بخش چهارم: توصیه شما و پایان‌بندی
بعد از آنکه حقایق را ارزیابی کردید و نتایج آتی یا آنی را مشخص کردید، حالا باید یک توصیه کلی ارائه کنید. برای مثال اگر گزارش شما درباره رکورد فروش شرکت در دوران همه‌گیری کرونا است، بهتر است در پایان به این مورد هم بپردازید که چگونه می‌توان در آینده از اتفاق‌های مشابه جلوگیری کرد.
گزارش خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
همان‌طور که گفتیم همه گزارش‌ها معمولا از یک ساختار یکسان پیروی می‌کنند. بنابراین می‌توان گفت که ساختارمند بودن یک گزارش از مهم‌ترین ویژگی‌های آن است. چراکه اطلاعات در ساختاری مشخص در گزارش منتشر می‌شوند. درنتیجه خوانایی و تاثیرگذاری آن‌ها بیشتر خواهد بود.
البته نباید فراموش کرد که ساختار گزارش بر اساس هدفی که گزارش دارد یا مخاطبان آن می‌تواند کاملا منعطف باشد و تغییر کند. برای مثال گزارشی که به همکاران خود در درون تیم ارائه می‌کنیم با گزارشی که برای ارائه به هیئت مدیره تهیه می‌کنیم، کاملا متفاوت خواهد بود. بنابراین یکی از ویژگی‌های گزارش خوب را باید توجه به مخاطب و دریافت‌کننده آن دانست.
بعد از آن، محتوای گزارش است که اهمیت دارد و به عنوان یک ویژگی مهم و تاثیرگذار شناخته می‌شود. هرچقدر اطلاعاتی که در گزارش بیان می‌شود، دقیق و قابل اعتماد باشد، تفسیرها و تحلیل‌ها درست و تاثیرگذار باشند، بهتر می‌توان به نتایج ارائه شده در گزارش کاری اتکا کرد و از آن بهره برد.
در نهایت فرض کنید که افراد بدون حضور شما به عنوان نویسنده ممکن است که به متن گزارش شما دسترسی داشته و بخواهند از آن استفاده کنند، اینجاست که ویژگی دیگری مطرح می‌شود به عنوان خوانایی. یک گزارش کاری باید خوانایی مناسبی داشته باشد تا بدون تفسیرهای شفاهی فرد نویسنده، بتوان آن را خواند و متوجه شد.
از کجا شروع کنیم و چطور یک گزارش کاری بنویسیم؟
شاید فکر کنید که نوشتن یک گزارش کار آسان است، فقط باید قلم به دست بگیرید و هر آنچه اتفاق افتاده را روی کاغذ بیاورید و نهایتا نظر شخصی‌تان را به آن اضافه کنید. اما باید بگوییم که نوشتن یک گزارش کار خوب و تاثیرگذار اصلا ساده نیست؛ بلکه باید با اصول و استانداردهای نوشتن یک گزارش کاری آشنا باشید.
اولین قدم: هدف، موضوع و مخاطب گزارش را مشخص کنید
گفتیم که یکی از ویژگی‌های یک گزارش خوب توجه به مخاطب آن است. بنابراین قبل از اینکه نوشتن یک گزارش را شروع کنید با بدانید که برای چه کسی و با چه هدفی می‌نویسید. سپس موضوع گزارش را مشخص کرده و این موضوع را متناسب با مخاطب و هدفتان بررسی کنید.
به‌طورکلی گزارش‌ها اهداف مختلفی را دنبال می‌کنند از تجزیه و تحلیل یک پروژه تا جلب مشارکت ذی‌نفعان و قانع کردن آن‌ها برای سرمایه‌گذاری. حتی می‌توان رزومه شغلی را هم نوعی گزارش دانست. بعد از مشخص شدن هدف، ساختار گزارش هم مشخص می‌شود. این ساختار شامل لحن و بیان شما هم خواهد بود. باید بر اساس هدف گزارش کاری خود و مخاطبی که می‌خواهید به او ارائه کنید، لحن خود را در نظر بگیرید. به‌طورکلی سعی کنید تا محتوای گزارش خود را به زبانی ساده، خوانا و قابل فهم بیان کنید تا هر مخاطبی در کمترین زمان بتواند پاسخ سوالات خود را بیابد.
دومین قدم: منابع خود را مشخص و اطلاعاتتان را طبقه‌بندی کنید
حالا وقت آن است تا اطلاعاتی که می‌خواهید در گزارش به آن‌ها اشاره کنید را جمع‌آوری و طبقه‌بندی کنید. در اینجا کلیدواژه‌های مهم گزارش خود را پیدا و درباره آن‌ها تحقیق کنید. سپس به این سوالات پاسخ دهید که:
۱. چه اتفاقی افتاده است یا درباره چه موضوعی می‌خواهم صحبت کنیم؟
۲. علت این اتفاق چیست و این اتفاق چه نتایجی بر کسب‌وکارم می‌گذارد؟
۳. چطور می‌توانم این اتفاق را تفسیر کنم؟
۴. چه توصیه‌ها یا پیشنهاداتی دارم؟
سومین قدم: پیش‌نویس گزارش را بنویسید و سپس آن را بازنویسی کنید
بعد از طبقه‌بندی کردن انواع اطلاعات، حالا باید آن‌ها را کنار هم قرار داده و به آن‌ها سروشکل دهید. از ساختار گزارشی که بالاتر توضیح دادیم، استفاده کنید. یعنی با ایک مقدمه (توصیف رخداد) شروع کرده، آن را تفسیر کنید و سپس به پایان‌بندی یا ارزیابی نتایج بپردازید.
بعد از نوشتن پیش‌نویس، آن را چندبار بخوانید. در این مرحله باید گزارش را از نظر نگارشی یا صحت اطلاعات بررسی کنید تا گزارشی بدون خطا را تهیه کنید. فراموش نکنید که ایرادات نگارشی یا اطلاعات غلط می‌تواند گزارش کاری شما را بی‌اعتبار کنید و تمام زحمت شما را از بین ببرد.
کلام آخر
همان‌طور که گفتیم گزارش‌ها انواع مختلفی دارند اما بیشتر آن‌ها از یک قالب و ساختار استاندارد پیروی می‌کنند. بنابراین بعد از نوشتن اولین گزارش کاری خود، می‌توانید از آن به عنوان الگویی برای سایر گزارش‌هایتان استفاده کنید.
