کار کردن در سازمان‌های مدرن با جوی صمیمی ممکن است آرزوی همه افراد باشد. در این سازمان‌ها، ساختارهای سنتی معمولا شکسته شده و همه کارمندان در کنار هم مشغول به کار هستند. درست است که چنین محیطی روحیه فرد را بالا می‌برد. اما تصور کنید در حال فکر کردن روی یک پروژه مهم هستید و ناگهان دستی روی شانه‌تان فرود می‌آید و رشته افکار شما را پاره می‌کند. یا فکر کنید در حال برگزاری یک جلسه مهم هستید و صدای تشویق و سوت همکارانتان از یک گوشه سازمان باعث می‌شود شما حرفهای خود را فراموش کنید. ساختارهای سازمانی جدید با تمام خوبی‌ها و قشنگی‌هایی که دارند، تمرکز را دشوار کرده‌اند. اما عدم تمرکز یک مشکل غیرقابل‌حل نیست و با انجام چند کار تقریبا ساده می‌توانید بر این مشکل غلبه کنید. در این مقاله چند تمرین برای افزایش تمرکز در محیط کار ارائه می‌دهیم. اگر شما هم با چنین مشکلی روبه‌رو هستید، با ما همراه باشید.
رابطه تمرکز و بهره‌وری در محیط کار
زمانی که متوجه می‌شوید بهره‌وری شما در محیط کار به اندازه کافی بالا نیست، ممکن است فکر کنید باید به دنبال سیستم‌ها، روش‌ها و برنامه‌هایی باشید که به سازماندهی بیشتر کارهای شما کمک کند. البته در این مواقع، ذهن ما همیشه تلاش می‌کند تا ابزارها و ساختارهای سازمانی را مقصر این مشکل بداند. اما بهره‌وری در محیط کار موضوعی است که بیشتر از هر چیز به عادت‌های شخصی مرتبط است. یعنی حتی زمانی که در یک فرهنگ سازمانی درست و با استفاده از ابزارهای مناسب کار می‌کنید، باز هم ممکن است مواقعی پیش بیاید که از بهره‌وری خود راضی نباشید.
مشکل اصلی در این شرایط، تمرکز است. حفظ تمرکز روی کاری که انجام می‌دهید، از هر چیزی مهم‌تر است. در واقع، می‌توانیم بگوییم که افزایش تمرکز در محیط کار نسبت به روش‌های سازمانی، ابزارها و نرم‌افزارهای مورداستفاده یا ترفندهای زیادی که در طول روز به کار می‌برید، اهمیتی بیشتر دارد. اینکه همیشه بتوانید بالاترین بهره‌وری و بهترین عملکرد را داشته باشید، کار بسیار دشواری است. اما اگر بتوانید توجه و تمرکز خود را روی کار به‌خوبی مدیریت کنید، بازگشت به مسیر بهره‌وری راحت‌تر خواهد بود.
چند عامل عدم تمرکز در محیط کار که روی بهره‌وری اثر منفی می‌گذارد
عدم تمرکز در محیط کار، بهره‌وری و انرژی شما را تا حد بسیاری زیادی کاهش می‌دهد. سازمان CareerBuilder با انجام یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۶ از ۲ هزار مدیر منابع انسانی آمریکا به این نتیجه رسید که مهم‌ترین عوامل عدم تمرکز در محیط کار عبارت‌اند از:
- تلفن‌های همراه هوشمند (۵۵ درصد)
- اینترنت (۴۱ درصد)
- شایعات (۳۷ درصد)
- شبکه‌های اجتماعی (۳۷ درصد)
- مکالمه‌های غیرضروری با همکاران (۲۷ درصد)
- سیگار کشیدن یا خوردن میان وعده (۲۷ درصد)
- بررسی ایمیل‌ها (۲۶ درصد)
- جلسات (۲۴ درصد)
- سروصدای سایر همکاران (۲۰ درصد)
۷۵ درصد از کارفرمایان در این نظرسنجی گفته‌اند که تقریبا نیمی از کارمندان آن‌ها حداقل سه ساعت از روز کاری خود را به دلیل عدم تمرکز از دست می‌دهند. پس می‌توان تصور کرد که اگر این عوامل در محیط کار کمتر شوند، تمرکز تا چه اندازه بالاتر می‌رود و باعث بهره‌وری بیشتر می‌شود. در ادامه به بررسی چند تمرین برای افزایش تمرکز در محیط کار می‌پردازیم.
راهکارهای افزایش تمرکز در محیط کار
شرکت‌ها معمولا محیط‌های شلوغ و پرسروصدایی هستند که گزینه‌های مختلفی را برای حواس‌پرتی در اختیار شما قرار می‌دهند. تمرکز کردن در چنین محیط‌هایی، کار واقعا دشواری است و به تمرینات و حتی اعصاب پولادین نیاز دارد. با این وجود، با انجام چندین کار می‌توانید تا حدودی عوامل حواس‌پرتی را از محیط خود حذف کرده و تمرکز خود را افزایش دهید. کارهای زیر به شما در این راه کمک می‌کند:
اهداف خود را دسته‌بندی کنید
اگر فعالیت‌های خود را دسته‌بندی کنید، راحت‌تر می‌توانید روی انجام آن‌ها متمرکز شوید. مثلا می‌توانید تمام ایمیل‌هایتان را با هم پاسخ دهید یا شبکه‌های اجتماعی خود را تنها در یک بازه زمانی مشخص بررسی کنید. وقتی کارهای متفاوت را پشت سر هم انجام می‌دهید، مدام باید توجه و انرژی خود را روی هرکدام از این کارها متمرکز کنید و همین متمرکز شدن نیازمند صرف چند دقیقه است.
می‌توانید اهدافتان را هم دسته‌بندی کنید و هر هدف بزرگ را به یک بازه زمانی مشخص اختصاص دهید. با این روش دیگر نیازی نیست وقت خود را برای قرار دادن تمرکز روی کارهای مختلف در یک روز تلف کنید. دسته‌بندی اهداف باعث افزایش تمرکز در محیط کار شده و حواس‌پرتی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
معیارهای موفقیت و جدول زمانی را از قبل تعریف کنید
امتحان کردن روش‌های مختلف کار کردن در طول دو یا سه هفته، ارزیابی نتیجه کارها بر اساس وظایف تکمیل‌شده، سطح انرژی و توانایی تمرکز، نمونه‌هایی از معیارهای موفقیت هستند که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. برای این کار باید تعریف دقیقی از موفقیت داشته باشید و اهداف کمی برای خود تعیین کنید. به‌عنوان مثال، برای انجام هرکدام از کارها یک بازه زمانی مشخص در نظر بگیرید و برای انجام آن کار در زمان مشخص، خود را متعهد کنید. در غیر این صورت، ممکن است وقت خود را با کارهای بیهوده مانند استفاده از تلفن همراه هدر دهید.
از تغییر هدف یا مسیر خود نترسید
اگر در حین کار متوجه شدید که از مسیر اصلی خود خارج شده‌اید، باید هدف یا روش کار خود را تغییر دهید. از تغییر هدف یا روش کار خود نترسید و زمان بیشتری را روی آن صرف نکنید. لازم نیست هدفی را که الان به آن نرسیده‌اید، کاملا کنار بگذارید. شما می‌توانید فعلا از انجام این کارها دست بکشید تا در زمان مناسب‌تری به آن رسیدگی کنید. یا حتی زمانی که ایده جدیدی در مورد نحوه برخورد با آن پیدا کردید، دوباره آن را از سر بگیرید. با داشتن چند برنامه مختلف برای رسیدن به اهداف و جدول زمانی می‌توانید سردرگمی خود را کاهش داده و به افزایش تمرکز در محیط کار کمک کنید.
استراحت و تفریح را در برنامه خود قرار دهید
فرقی نمی‌کند کارتان با سرعت زیادی در حال پیشرفت است یا به یک ثبات نسبی رسیده‌اید؛ در هر صورت باید زمانی را به استراحت اختصاص دهید و درگیر کارهای سرگرم‌کننده‌ای شوید که هیچ ارتباطی به کارتان نداشته باشد. با تنظیم یک برنامه زمانی و قرار دادن زمان‌های استراحت در تقویم خود، می‌توانید انرژی لازم برای انجام کار را ذخیره کنید. مهم است که همیشه به استراحت منظم خود متعهد باشید.
اگر به برنامه خود برای استراحت پایبند نباشید، در طول روزهای کاری تمرکز کمتری خواهید داشت و کارتان از کیفیت پایین‌تری برخوردار خواهد بود. پس دقیقا همان‌طور که برای اهداف و فعالیت‌های خاص خود برنامه‌ریزی می‌کنید و به آن متعهد هستید، در زمان‌های استراحت هم به فعالیتی جز استراحت نپردازید.
یک همراه و دوست برای ورزش کردن پیدا کنید
ورزش کردن را در برنامه روزانه خود قرار دهید و برای حفظ تعهد به ورزش، یک دوست برای پیاده‌روی پیدا کنید. وجود چنین دوستی که باید او را در جریان تمرینات خود قرار دهید یا همراه او شوید، انگیزه شما را برای ورزش کردن بیشتر می‌کند. حتما لازم نیست با او هدف مشترکی داشته باشید؛ همین که بتوانید برنامه ورزشی خود را با او به اشتراک بگذارید، کافی است. ورزش می‌تواند توانایی شما را در افزایش تمرکز بهبود دهد.
مرز زندگی شخصی و حرفهای خود را مشخص کنید
حتی اگر ذهنتان را آن‌قدر قوی کرده‌اید که به‌راحتی می‌توانید تمرکز کنید، باز هم ممکن است دیگران حواس شما را پرت کنند؛ مخصوصا در این دوران که دورکاری به فرهنگ بسیاری از سازمان‌ها وارد شده و مرز بین کار حرفهای و شخصی کم‌رنگ‌تر شده است. پس اگر برنامه واضحی برای زمان‌های کاری و زمان‌های استراحت خود طراحی نکنید، نمی‌توانید روی کارتان به‌خوبی متمرکز شوید.
تمرینات ذهن‌آگاهی را در برنامه روزانه خود قرار دهید
از دیگر راه‌های افزایش تمرکز در محیط کار، ذهن‌آگاهی است. اضافه کردن این تمرینات به زندگی روزمره تاثیر به سزایی روی تمرکز شما دارد. تنفس عمیق یکی از تمرینات معروف برای ذهن‌آگاهی و یوگا است که به خالی شدن ذهن از هر چیز اضطراب‌آور و غیرمفید کمک می‌کند. به‌عنوان مثال، سعی کنید عمل دم را در چهار ثانیه انجام دهید، سپس تمام هوای موجود در ریه‌ها را در عرض چهار ثانیه خارج کنید. این کار را بارها انجام دهید و سعی کنید زمان بازدم را به‌تدریج به هشت ثانیه برسانید. با هر بازدم می‌توانید از تنش‌ها و فکرهای بیهوده، خود را رها کنید.
تا حد امکان سروصداهای بیرونی را حذف کنید
با حذف عوامل مزاحم غیرضروری و خاموش کردن تلفن همراه می‌توانید وارد حالت کار عمیق شوید. گاهی ممکن است یک مکالمه ۳۰ ثانیه‌ای، ۳۰ دقیقه از وقت مفید شما را بگیرد. برای این کار یک برنامه برای خود تنظیم کنید و آن را با بقیه اعضای خانواده یا حتی همکاران به اشتراک بگذارید. در این صورت آن‌ها هنگام کار تمرکز شما را به هم نمی‌زنند و عوامل حواس‌پرتی تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند. حتی برای حذف سایر سروصداها مانند گفت‌وگوی سایر همکاران با یکدیگر، صدای ماشین‌ها و … می‌توانید با استفاده از هدفون به یک موسیقی ملایم گوش دهید تا ذهن شما متمرکز شود.
وسوسه استفاده از تلفن همراه را از خود دور کنید
همان‌طور که در ابتدای مقاله گفته شد، تلفن همراه مهم‌ترین عامل عدم تمرکز و حواس‌پرتی در محیط کار است. محدود کردن استفاده از تلفن همراه باعث افزایش تمرکز در محیط کار می‌شود و تا حد زیادی به جلوگیری از حواس‌پرتی کمک می‌کند. کار کردن با موبایل را در زمان استراحت و بعد از انجام چند دقیقه کار مفید، به خود جایزه دهید. پس می‌توانید هنگام کار، موبایل خود را خاموش کنید یا حتی آن را دور از خود نگه دارید.
خواسته خود را به طور شفاف بیان کنید
برای افزایش بهره‌وری در محیط کار از علائم یا عبارت‌های واضحی استفاده کنید که دیگران به‌راحتی متوجه منظور شما شوند. مثلا هنگامی که قصد انجام کاری را دارید که باید تمرکز کنید، روی یک برگه کوچک بنویسید: «به تمرکز نیاز دارم. لطفا در زمان استراحت به سراغم بیایید».
با کمک همکاران، قوانین مشخص تعریف کنید
برای کاهش آلودگی صوتی در محیط کار می‌توانید قوانینی بگذارید که همه کارمندان تلفن‌های همراه خود را روی حالت بی‌صدا قرار دهند. این کار تا حد زیادی می‌تواند حواس‌پرتی شما را کاهش دهد. چون رشته افکار ما معمولا با صدای زنگ تلفن یا پیامک به‌راحتی پاره می‌شود. در واقع وقتی صدای اعلان پیامک یا هر چیز دیگری را می‌شنویم، مغز با ترشح دوپامین به خود پاداش می‌دهد. در این صورت حواس‌پرتی و عدم تمرکز طبیعی است. پس بهتر است جلسه‌ای برگزار کنید و با مطرح کردن چنین قوانین ساده‌ای، در راستای افزایش تمرکز در محیط کار گام بردارید.
زمان اوج عملکرد خود را پیدا کنید
روز کاری خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که کارهای مهمتان را در زمان اوج عملکرد خود انجام دهید. ذهن آماده به کار راحت‌تر می‌تواند بر عوامل عدم تمرکز غلبه کند. اگر صبح زود زمان مطلوب شما برای تمرکز کردن است، کاری را که به خلاقیت و تمرکز بیشتری نیاز دارد، در این زمان انجام دهید و بقیه روز خود را با کارهای ساده‌تری که نیاز به تمرکز زیاد ندارد، پر کنید.
کلام آخر
عوامل حواس‌پرتی و عدم تمرکز در محیط کار هرگز از بین نمی‌روند. پس به‌جای تلاش برای ساختن یک محیط کاری آرام و بدون سروصدا بهتر است روی تمرکز خود کار کنید. برای استفاده موثر از زمان و افزایش بهره‌وری در درجه اول باید عوامل حواس‌پرتی خود را بشناسید و تا جایی که در توان شما است، آن‌ها را حذف کنید. در این مقاله به بررسی راهکارهای افزایش تمرکز در محیط کار پرداختیم که می‌توانید با کمک آن‌ها بر چالش‌های محیط کار غلبه کرده و تمرکز خود را افزایش دهید.
