طی چند سال اخیر انتظارات کارکنان به طور چشم‌گیری تغییر کرده است. در این میان چهره کسب و کارها به طور کلی و منابع انسانی به طور خاص نیز تغییر کرده است. آنچه کارمندان شما اکنون می‌خواهند، آن چیزی نیست که سه سال پیش می‌خواستند، و اگر شما نتوانید انتظارات آنها را برآورده کنید، کارفرمایی پیدا می‌کنند که خواسته‌های آنها را تامین نماید. این انتظارات چه حقوق باشد، چه تعادل بین کار و زندگی یا چشم‌انداز توسعه فردی یا هر چیز دیگر، فشاری که این روزها بر واحدهای منابع انسانی وارد است، ایجاد یک مکان وسوسه‌انگیز برای کار است.
در این مقاله توضیح می‌دهیم که چگونه می‌توانید فرآیندهای منابع انسانی خود را ممیزی کنید و مناطقی را که نیاز به توجه فوری دارند شناسایی کنید. شما هم‌چنین یاد می‌گیرید که چگونه تصویر روشنی از نتایج ممیزی منابع انسانی خود ایجاد کنید و از آن به عنوان مبنایی برای طراحی برنامه اقدام ساختار یافته استفاده کنید و در نهایت این ممیزی را با شاخص‌های کلیدی عملکرد که برای ارزیابی پیشرفت به‌کار گرفته می‌شوند، تکمیل نمایید.
ممیزی منابع انسانی چیست؟
هدف از ممیزی منابع انسانی، بررسی فرآیندها و خط مشی‌های منابع انسانی است تا مشخص کنیم که کدام حوزه‌ها خوب عمل می‌کنند و در کدام حوزه‌ها نیاز به بهبود است. انجام ممیزی نیازمند شاخص‌هایی است که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- آیا اثربخش است: آیا این فرآیند همان کاری را انجام می‌دهد که باید انجام دهد؟ و آیا برای رسیدن به اهداف مد نظرتان به خوبی عمل می‌کند؟
- آیا امکان تجربه تعالی را برای سازمان فراهم می‌کند؟ آیا بین قصد/اجرای شما و درک کارکنان تفاوت وجود دارد؟ آیا بین نیازهای سازمان و نیازهای کارکنان خود تعادل برقرار می‌کنید؟
- آیا متناسب با مقیاس شماست؟ اگر شما بیش از 50 یا 500 نفر پرسنل داشته باشید، آیا این فرآیندها/خط مشی‌ها هم‌چنان کارکرد دارند؟ آیا این فرآیندها برای سال بعد یا 5 سال آینده شما مناسب هستند؟
- آیا با ارزش‌ها و فرهنگ شما همراستاست؟ آیا این همان چیزی است که شما از سازمانی با این ارزش‌ها انتظار دارید؟ آیا این فرآیند و خط‌مشی رفتارهای مدنظر شما را در بین کارکنان تقویت می‌کنند؟
بعد از ارزیابی، اکنون شما تصویر روشنی از اینکه کدام خط مشی و فرآیند خوب عمل می‌کند و کدام نیازمند بهبود است دارید. در این مرحله باید اقدامات عملیاتی را انتخاب و اولویت‌ها را تعیین کنید.
حوزه تمرکز
در حوزه تمرکز باید به این سوال پاسخ دهید که گام بعدی شما جهت بهبود هر کدام از فرآیندها چیست؟ گام بعدی شما در بهبود حوزه یادگیری و توسعه یا ارزش پیشنهادی چیست؟ بعد از اینکه تصمیم گرفتید، آن را در مستندات مربوط به ممیزی یادداشت کنید تا همه موضوعات را شفاف سازید.
اولویت
برای اولویت‌بندی با حوزه‌هایی شروع کنید که می‌توانند بیشترین تاثیر را بر سازمان داشته باشند، مانند پیامدهای قانونی. شما می‌توانید لیستی از اولویت‌ها آماده کنید تا بر فرآیندها و خط‌مشی‌های ضعیف‌تر تمرکز کنید.
با کامل شدن ممیزی، اکنون شما می‌دانید که باید روی چه چیزی کار کنید. به علاوه با شاخص‌های مناسب، شما قادر خواهید بود تا ببینید که آیا اقداماتی که طرح‌ریزی کرده‌اید، به نتایجی که می‌خواهید منتج می‌شود یا خیر. در هنگام انتخاب شاخص‌ها، اصلِ راهنمای شما نیازتان به داده‌هایی است که باید به صورت مستمر آنها را رصد کرده و از این طریق میزان پیشرفت خود را بررسی نمایید. بنابراین باید تعداد محدودی شاخص‌های کلیدی عملکردی انتخاب کنید و مواردی را برگزینید که با هدف شما متناسب هستند.
با کامل شدن ممیزی، اکنون شما می‌دانید که باید روی چه چیزی کار کنید. به علاوه با شاخص‌های مناسب، شما می‌توانید ببینید که آیا اقدامات شما به نتایجی که می‌خواهید منجر می‌شود یا خیر.
برای ایجاد شفافیت برای همکاران مستقیم و ذینفعان خود، توصیه می‌کنیم یک گانت چارت ترسیم کنید. این نمودار یک شمای کلی از تمام فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده، و پیشرفت شما را نشان می‌دهد.
