وقتی به‌عنوان متولی منابع انسانی و یا به‌عنوان نماینده تیم فنی وظیفه مصاحبه را برعهده می‌گیریم، لازم است نکاتی را در نظر داشته باشیم:
- اطلاع‌رسانی به حراست سازمان نخستین گامی است که باید به آن توجه کرد.
- برای داشتن یک پذیرایی مناسب(نوشیدنی) با واحد خدمات هماهنگ شوید.
- بهتر است یکی از افراد حاضر در جلسه مصاحبه، فرد مصاحبه شونده (کارجو) را به اتاق مصاحبه راهنمایی کند.
- تلفن همراهتان را در حالت بی صدا قرار دهید.
- همراه داشتن دفترچه یادداشت و خودکار برای ثبت اطلاعات را فراموش نکنید.
- به عنوان مصاحبه‌کننده سوالاتتان را از قبل یادداشت کنید.
- مصاحبه باید دوستانه و با احترام باشد. پس با لبخند وارد مصاحبه شوید. با مصاحبه‌شونده احوالپرسی کنید و خوشامد بگویید.
- خودتان را با ذکر نام، نام خانوادگی و سمت سازمانی معرفی کنید.
- از مصاحبه‌شونده برای حضور به موقع تشکر کنید.
- به مصاحبه‌شونده زمان کافی برای معرفی خود و به اشتراک‌گذاری تجربیات کاری‌اش بدهید. در صورت نیاز، سوالاتتان را یادداشت کرده و پس از پایان صحبت‌های کارجو سوالات را با وی درمیان بگذارید. اگر کارجو وارد جزییات و یا خاطره گویی شد خیلی مودبانه ایشان را به مسیر مصاحبه هدایت کنید. در طول مصاحبه با مصاحبه‌شونده ارتباط چشمی داشته باشید اما به کارجو خیره نشوید.
- روی صندلی مصاحبه به شکل مناسب بنشینید. روی صندلی لم ندهید و یا روی آن ولو نشوید. قرار دادن زانو‌ها روی هم معمولا مختص به زنان است. اغلب مردان به صورتی می نشینند که زانوهایشان موازی یکدیگر باشد.
- در طول مصاحبه عادات عصبی خود مثل تکان دادن دست و پا، تکان دادن خودکار، ضربه زدن با خودکار روی میز، تمیز کردن زیر ناخن ها، فشار دادن انگشتان و ایجاد سر و صدا و … را کنار بگذارید.
- در پایان مصاحبه فنی، مصاحبه‌کننده باید به صورت شفاف و البته کلی شرح وظایف و انتظارات را مطرح کند.
- در پایان مصاحبه منابع انسانی، مصاحبه کننده باید کلیه موارد مربوط به روز و ساعات کار، نوع قرارداد، حقوق، نوع پرداخت حقوق، بیمه و هر آنچه جزو حقوق اولیه و بدیهات مرتبط به کار را به صورت کاملا شفاف و با جزییات کامل بیان کند.
- در پایان مصاحبه باید بازه زمانی و چگونگی اعلام نتیجه مصاحبه به اطلاع کارجو برسد.
- از مصاحبه‌شونده (کارجو) برای وقت و زمانی که به سازمان شما اختصاص داده است تشکر کرده و او را بدرقه کنید.
