جامعه‌پذیری از راه دور چیست؟
جامعه‌پذیری از راه دور فرآیند آشنایی افراد جدید با سازمان، کارکنان و فرهنگ آن از راه دور است. این با جامعه‌پذیری کارکنان به روش سنتی متفاوت است زیرا کاملاً از راه دور انجام می‌شود.
از آنجایی که کار از راه دور از زمان شروع ویروس همه‌گیر کرونا در سال ۲۰۲۰ افزایش یافته است، روش‌های سنتی جامعه‌پذیری دیگر کافی نیستند. مطالعه‌ای که توسط McKinsey در بهار ۲۰۲۲ انجام شد، نشان داد که در ایالات متحده، ۳۵٪ از کارمندان این امکان را داشتند که به طور تمام وقت از خانه کار کنند در حالی که ۹۰٪ می‌توانستند تحت یک مدل هیبریدی کار کنند.
در اروپا، آمار در هر کشور متفاوت است. داده‌های Eurostat و Statist نشان می‌دهد که در سال ۲۰۲۲، ۳۰ درصد از کارگران به طور منظم از خانه کار می‌کردند. با این حال، هلند بسیار جلوتر از سایر کشورها است و ۶۵٪ از جمعیت حداقل بخشی از زمان را از راه دور کار می‌کنند، در حالی که برای مثال، در بریتانیا این مقدار کمی بیش از ۱۵٪ است.
وقتی صحبت از استخدام کارمندان جدید به میان می‌آید، این افزایش کار از راه دور – به ویژه زمانی که تمام وقت است -رویکرد متفاوتی را می‌طلبد.
چالش‌های جامعه‌پذیری برای کار از راه دور
جامعه‌پذیری از راه دور چالش‌های منحصر به فردی را برای متخصصان منابع انسانی ایجاد می‌کند. در حالی که برخی از چالش‌ها با جامعه‌پذیری سنتی همپوشانی دارند، برخی دیگر مختص کارمندان از راه دور هستند. در اینجا چالش‌های اصلی‌ای وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند:
ارتباطات: ارتباط از راه دور مستلزم در نظر گرفتن متفکرانه کانال‌ها و روش‌ها برای اطمینان از تعامل، وضوح و
رابطه قوی کارمند و کارفرما است.
فرهنگ: انتقال فرهنگ سازمانی به کارکنان از راه دور و ارائه تصویری دقیق از شرکت به آنها بدون فضای کاری
فیزیکی چالش برانگیزتر می‌شود.
اتصال بین کارمندان جدید و قدیمی: ادغام استخدام‌های جدید در تیم بدون برخوردهای معمولی سخت‌تر است. تعیین یک دوست همراه برای تسهیل ارتباطات بسیار مهم است.
مدیر: مدیرانی که تجربه کمی در مدیریت تیم‌های راه دور دارند یا اصلاً تجربه‌ای ندارند، ممکن است برای حضور مؤثر در کارمندان از راه دور تلاش کنند. درک ملاحظات منحصر به فرد مدیریت از راه دور ضروری است.
مراحل جامعه‌پذیری موفقیت‌آمیز از راه دور
در این بخش، به مراحلی که متخصصان منابع انسانی می‌توانند برای حضور موفقیت‌آمیز کارکنان جدید از راه دور انجام دهند، می‌پردازیم.
مرحله ۱: تهیه یک برنامه کامل
از همان ساختار جامعه‌پذیری سنتی پیروی کنید، شامل پنج مرحله اصلی:
دوره پیش از ورود: یک ایمیل شامل زمان و برنامه روز اول کاری برای استخدام جدید ارسال کنید.
روز اول: برای افراد جدید یک تجربه به یاد ماندنی و مثبت ایجاد کنید.
هفته اول: به افراد جدید کمک کنید تا با تیم، شرکت و نقش‌ها آشنا شوند.
۹۰ روز اول: یک برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه برای اطمینان از یکپارچگی موثر و ارزش افزوده ایجاد کنید.
سال اول: ارزیابی عملکرد و بحث در مورد چشم‌انداز آینده در پایان سال اول.
نگاهی دقیق تر به هر یک از این مراحل بیندازیم.
دوره پیش از ورود
در اینجا یک چک لیست برای مرحله قبل از ورود وجود دارد:
ارسال یک ایمیل اطلاعاتی کاربردی: ایمیلی ارسال کنید که در آن اطلاعات ضروری در مورد تجهیزات، کمک هزینه
کار از راه دور، ورود به سیستم‌های شرکت و مخاطبین برای سؤالات فناوری اطلاعات و منابع انسانی ارائه شود.
همچنین، اگر شرکت شما برنامه کار هیبرید دارد، آنها را در مورد برنامه حضور همکاران مطلع کنید.
ویدیوی خوشامدگویی شخصی: بسته به اندازه سازمانتان، یک ویدیوی کوتاه از بنیانگذاران شرکت و یا مدیر و تیم
استخدام‌شده جدید ایجاد کنید و استقبال گرمی در این ویدئو از ایشان به عمل آورید.
معرفی مسئول جامعه‌پذیری فرد: همکار جدید را با فردی که قرار است در ابتدای ورود همراه و راهنمای او باشد، ارتباط برقرار می‌کند و حس فرهنگ شرکت را تقویت می‌کند آشنا و متصل نمایید.
دعوت به شبکه‌های اجتماعی: کارکنان جدید را راهنمایی کنید تا با ورود آنها به شبکه‌های اجتماعی مجازی، خود را با فرهنگ تیم و شرکت آشنا کنند. از شرکت‌هایی مانند Drift الهام بگیرید، که گردهمایی‌های آنلاین جذابی را برای همه کارمندان سازماندهی می‌کنند.
دعوت به رویدادهای حرفه‌ای: اگر رویدادهای مربوط به صنعت در طول دوره قبل از ورود به جلسه اتفاق می‌افتد، از همکار جدید دعوت فرمایید.
پیش نویس یک برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه: با ایجاد یک برنامه جامع، مسئولیت‌های جدید استخدام شده و انتظارات عملکردی را آماده و شفاف‌سازی کنید.
آماده‌سازی تیم: اطمینان حاصل کنید که تیم از همکار جدید خود آگاه است و آنها را تشویق کنید که پیام‌های خوشامدگویی یا ویدیو ارسال کنند. این امر به ویژه در یک محیط از راه دور حیاتی است.
پیش نویس یک دستور کار حضوری: یک دستور کار دقیق را با استخدام جدید به اشتراک بگذارید و اولین روز و هفته آنها را مشخص کنید. شامل جلسات با اعضای تیم، معرفی قسمت‌های مختلف شرکت و بحث با مدیران و منابع انسانی باشد.
ارتباط مداوم: مرتباً با همکار جدید تماس بگیرید و آنها را تشویق کنید که سؤال بپرسند. حفظ ارتباط در طول دوره قبل از ورود برای یکپارچگی و موفقیت آنها بسیار مهم است.
روز اول: جهت‌گیری
روز اول، بیشتر به تجربه مربوط می‌شود تا اطلاعات. همانطور که قبلاً گفتیم، این روز باید منجر به ایجاد یک تجربه به یاد ماندنی و مثبت برای افراد جدید باشد که به گذشته نگاه کنند.
در اینجا چند نکته کلیدی برای تمرکز در روز اول وجود دارد:
استقبال گرم: از آنجایی که ما همکاران از راه دور داریم، ایجاد یک استقبال گرم به صورت آنلاین مهم است. در نظر بگیرید که روز را با یک معرفی تیمی شروع کنید، جایی که همه می‌توانند به صورت مجازی یکدیگر را ملاقات کنند.
سنت‌های تیم، مانند ارسال جعبه خوشامدگویی با یک لیوان شخصی، می‌تواند این تجربه را خاص‌تر کند.
جلسه با مدیر: استخدام شده جدید باید یک جلسه مجازی با مدیر خود داشته باشد تا دستور کار روز را بررسی کند. این همچنین فرصتی برای همکار جدید است تا هر گونه سوالی که ممکن است داشته باشد بپرسد.
همراه جامعه‌پذیری: تعیین یک دوست همراه برای موفقیت در جامعه‌پذیری از راه دور بسیار مهم است. این شخص پشتیبانی ارائه می‌دهد، به همکار جدید کمک می‌کند تا در محل کار مجازی حضور موثر یابد و آنها را با فرآیندها، فرهنگ و مزایای شرکت آشنا کند.
برنامه ۳۰-۶۰-۹۰ روزه: در روز اول، مدیر باید فرد تازه وارد را با برنامه ۹۰ روزه خود آشنا کند. این تضمین می‌کند که فرد مسئولیت‌های خود و آنچه را که باید انتظار داشته باشد را درک می‌کند. در طول این جلسه، مدیر همچنین می‌تواند برنامه هفتگی و ماهانه کارمند جدید را به اشتراک بگذارد. این می‌تواند شامل جلسات روزانه یا هفتگی تیم باشد.
آموزش: آموزش از راه دور نیاز به برنامه‌ریزی بیشتری دارد. در نظر بگیرید که فردی از بخش فناوری اطلاعات برای
کمک به استخدام‌کنندگان جدید در طول جلسات آموزشی آنها در دسترس باشد. علاوه بر این، کارمندان جدید باید آموزش‌هایی را در مورد نرم افزارهای ارتباطی و همکاری، استفاده از ایمیل، و هر نرم افزار دیگر مرتبط با نقش خود تکمیل کنند.
هفته اول
برقراری ارتباط با تیم: در هفته اول، افرادی که تازه استخدام شده‌اند، جلسات انفرادی با همکاران خود دارند تا روابط خود را ایجاد کنند و درک کنند که چگونه همکاری خواهند کرد.
اعلام حضور مدیران: مدیران باید حداقل یک بار در روز (ترجیحاً دو بار در یک محیط از راه دور) با افراد جدید تعامل کنند تا مطمئن شوند همه چیز به خوبی پیش می‌رود، به سؤالات پاسخ داده و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند.
آموزش بیشتر: کارمندان از راه دور اغلب با ابزارها و سیستم‌های نرم افزاری پیچیده کار می‌کنند، بنابراین باید در هفته اول آموزش کامل ارائه شود. پشتیبانی IT باید برای کمک به هرگونه مشکل فنی در دسترس باشد.
۹۰ روز اول
تا پایان ۹۰ روز اول، افراد جدید باید به طور کامل با تیم خود و فرهنگ شرکت یکی شوند و نقش خود را به طور موثر ایفا کنند.
در یک محیط از راه دور، آموزش در ۹۰ روز اول استخدام جدید اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. نوع آموزش ممکن است بسته به نقش متفاوت باشد.
سال اول
سال اول را با یک جلسه نهایی به پایان برسانید تا فرآیند عضویت به پایان برسد و اولین بررسی عملکرد انجام شود. در این جلسه ۴ حوزه کلیدی را پوشش دهید.
موارد کاربردی: تأیید کنید که همه مسائل عملی از زمان شروع فرآیند ورود انجام شده است.
عملکرد: ارزیابی عملکرد کارکنان جدید و ارزیابی پیشرفت آنها در جهت دستیابی به اهدافشان.
آینده: درباره فرصت‌های یادگیری و توسعه بحث کنید، در مورد آرزوهای شغلی آنها پرس‌و‌جو کنید و آینده آنها را در سازمان بررسی کنید.
بازخورد: در مورد فرآیند جامعه‌پذیری از راه دور بازخورد جمع‌آوری کنید. تعیین کنید چه چیزی موفق بوده است و
زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید.
مرحله ۲: ارزیابی میزان موفقیت فرآیند جامعه‌پذیری
در اینجا چند معیار وجود دارد که می‌توانید میزان موفقیت را پیگیری کنید:
زمان رسیدن به بهره‌وری: این که چقدر طول می‌کشد تا یک استخدام جدید عملی و سازنده شود.
میزان ورود و خروج کارمندان: تعداد کارمندانی را که در سال اول یا یک دوره زمانی مشخص شرکت را ترک می‌کنند.
آستانه حفظ و نگهداشت: تعیین نقطه‌ای که همکاران جدید از سازمان خارج می‌شوند.
رضایت کارمندان: احساس کارکنان جدید پس از یک دوره زمانی مشخص
نرخ حفظ استخدام جدید برای هر مدیر: شناسایی هر گونه مشکل بالقوه در هریک از تیم‌های خاص
نرخ تکمیل آموزش: وضعیت تکمیل آموزش توسط کارکنان
بازخورد ۳۶۰ درجه: بینش‌هایی را از افرادی که با استخدام‌کنندگان جدید تعامل دارند جمع‌آوری کنید تا اثربخشی
برنامه آنبوردینگ از راه دور خود را ارزیابی کنید.
مرحله ۳: شروع جامعه‌پذیری از راه دور
چند عامل کلیدی وجود دارد که باید در جامعه‌پذیری از راه دور در نظر گرفته شود:
الزامات فنی: برای ارزیابی نیازهای فناوری برای جامعه‌پذیری از راه دور با بخش فناوری اطلاعات خود همکاری کنید. آنها از آنچه در حال حاضر در دسترس است و آنچه که ممکن است نیاز به پیاده‌سازی داشته باشد آگاهی دارند.
پشتیبانی فناوری اطلاعات: پشتیبانی فناوری اطلاعات در یک محیط راه دور ضروری است. در طول جلسه خود با تیم فناوری اطلاعات، در مورد حمایت مورد نیاز برای استخدام‌های جدید صحبت کنید. تعیین کنید چه زمانی فناوری اطلاعات باید برای کمک در دسترس باشد و اطمینان حاصل کنید که همه می‌دانند چه کسی از چه زمانی شروع به کار می‌کند.
معیارها: تعیین معیارهایی که برای ارزیابی موفقیت فرآیند جامعه‌پذیری از راه دور استفاده می‌شوند، مهم است. این به منابع انسانی و سازمان کمک می‌کند تا پیشرفت را دنبال کرده و هر گونه تنظیمات لازم را انجام دهند.
مطالعه موردی: جامعه‌پذیری از راه دور GitLab
GitLab یک صفحه اصلی ایجاد کرده است که یک نمای کلی روشن و آموزنده از فرآیند ورود در شرکت ارائه می‌دهد.
تازه‌واردها می‌توانند اطلاعاتی در مورد تماس TaNewKi GitLab بیابند، یک تماس قبل از ورود که در آن می‌توانند با همکاران آینده ملاقات کنند، معاشرت کنند و سؤال بپرسند.
این صفحه همچنین نمای کلی از کانال‌های Slack مربوطه را ارائه می‌کند که اعضای جدید تیم به آنها اضافه می‌شوند.
علاوه بر این، فهرستی از پیوندهای مرتبط برای حضور در تیم فروش، حضور در تیم برنامه‌نویس و غیره وجود دارد.
چیزی که این صفحه را متمایز می‌کند انعطاف‌پذیری آن است. همکاران جدید می‌توانند با سرعت خودشان و هر زمان که برایشان راحت‌تر باشد، این کار را انجام دهند.
سخن پایانی
از آنجایی که تعداد افرادی که از راه دور کار می‌کنند همچنان در حال افزایش است، وجود یک فرآیند جامعه‌پذیری از راه دور قوی بسیار مهم می‌شود. این امر مستلزم آن است که متخصصان منابع انسانی در رویکرد خود برای ورود نفرات تجدید نظر کنند.
