در بحبوحه خروج گسترده نیروی کار که با عنوان «استعفای بزرگ» شناخته می‌شود، آگهی «استخدام فوری» به امری عادی تبدیل شده است که منجر به افزایش بار کاری کارکنان فعلی و در نتیجه، نارضایتی، فرسودگی شغلی و حتی خالی‌شدن بیشتر موقعیت‌ها می‌شود؛ بنابراین، هرچند وسوسه استخدام هر فردی که مایل به پذیرش شغل باشد، زیاد است، اما عواقب بالقوه استخدام نامناسب نباید نادیده گرفته شود.
اگر هر دو حالت «اصلاً استخدام‌نکردن» و «هر کسی را استخدام‌کردن» می‌توانند مضر باشند، مدیران چگونه باید بدانند که ریسک استخدام یک کاندیدای غیر ایده‌آل را بپذیرند یا جایگاه را تا پیداکردن فرد مناسب‌تر خالی نگه دارند. فراتر از توصیه‌های سنتی یافتن فردی با حداقل صلاحیت و فاقد ویژگی‌های شخصیتی مخرب تحقیقات ما نشان می‌دهد که چهار ویژگی زیر، تأثیر بسزایی بر عملکرد تیم دارند. در این متن، به چگونگی شناسایی این ویژگی‌ها و همچنین شیوه حمایت از کارکنان فعلی در دوران کمبود نیرو می‌پردازیم
- قابل اعتماد بودن:
دو سال گذشته باعث شده است که انعطاف‌پذیری برای بسیاری از کارکنان به اولویت تبدیل شود. باوجود این‌که دورکاری گسترده تا حد زیادی موفقیت‌آمیز بوده است، بسیاری از مدیران هنوز انعطاف‌پذیری را با قابلیت اطمینان اشتباه می‌گیرند.
حفظ انعطاف‌پذیری مانند کار با برنامه‌های غیرسنتی، تعطیلات خاص و غیره از نظر مدیریتی نسبت به عدم‌اطمینان غیبت‌های مکرر در لحظات آخر، عدم اتمام وظایف و غیره ساده‌تر است، چرا که قابل پیش‌بینی‌تر است. در فرایند استخدام، متقاضیان اغلب درخواست‌های مرتبط با انعطاف‌پذیری را مطرح می‌کنند، اما به‌طور طبیعی، بروز مسائل مربوط به عدم اطمینان به‌صورت خودجوش بعید است.
اول این‌که نخستین گام، تقویت مهارت‌های بررسی سوابق کاری شامل مراجع غیرمستقیم برای غربالگری و حذف کارکنان غیرقابل‌اعتماد است. دوم، بازنگری در سوالات مصاحبه و گنجاندن پرسش‌های رفتاری حائز اهمیت است، مواردی همچون “تجربه شما در مواجهه با رویدادهای غیرمنتظره و نحوه مدیریت آنها چگونه بوده است؟” همه ما با شرایط غیرمنتظره مواجه می‌شویم، اما به‌طور کلی، افراد انعطاف‌پذیر و مقاوم به‌احتمال زیاد قابل‌اعتمادتر هستند. اگر به نظر می‌رسد که کارجو قابل‌اعتماد است و جریان کاری تیم می‌تواند با هر درخواست انعطاف‌پذیری که ممکن است داشته باشد سازگار شود، او را در نظر بگیرید. در غیر این صورت، به این فکر کنید که چقدر می‌خواهید وقت خود را صرف عذرخواهی و التماس از سایر کارمندان کنید، زمانی که دوباره تماس می‌گیرند یا کار را رها می‌کنند.
تأثیر زیان‌بار عدم تعهد حرفه‌ای در مشاغلی که با مشتریان زیادی سروکار دارند؛ مانند حسابداران، وکلا، مشاوران و غیره مشهود است. کارمندان متعهد نیازمند کسب دانش و تخصص کافی در خصوص مشتریان قبل از شروع به یاری همکاران غیرقابل‌اعتماد خود هستند. برای نمونه، یک حسابدار تازه استخدام شده در یک شرکت متوسطی مصاحبه‌های محرمانه، به عدم رعایت مهلت‌های ارائه گزارش‌های مالی سه‌ماهه سوم و احتمال نیاز به مرخصی بیشتر برای تعطیلات آتی اشاره کرد. مدیری که از حسابداران دیگر خواست تا به‌اندازه کافی با مشتریان کارآموز جدید آشنا شوند تا بتوانند اعداد بسته‌شدن ماهانه و پایان سال را به طور دقیق علاوه بر بار کاری مشتری خود انجام دهند، با استقبال گرمی روبرو نشد.
- آمادگی شغلی:
داشتن توانایی برای انجام قابل اعتماد وظایف در حداقل سطح مهارت، به‌طور واضحی برای یک کارمند جدید مهم است. اگر افراد شما بیش از حد مشغول هستند، شاید کمک‌گرفتن از هر کسی، به شرطی که نیاز به آموزش کمی داشته باشد، بهتر از نداشتن آن باشد. موقعیت‌هایی که نیاز به آموزش زیاد در حین کار دارند، بار زیادی را بر دوش سایر کارمندان می‌گذارند که باید وقت و انرژی خود را صرف کمک به تازه‌واردها برای یادگیری و رفع اشتباهاتشان کنند.
علاوه بر مهارت‌های خاص شغلی، به دنبال نامزدهایی با ذهنیت رشد باشید. افرادی با این ذهنیت معتقدند که دانش و توانایی‌ها را می‌توان با تلاش توسعه داد. این ذهنیت را می‌توان با سوالات نظرسنجی یا مصاحبه ارزیابی کرد – به‌عنوان مثال، «موردی را توصیف کنید که در آن عملکرد خوبی نداشتید. اگر فردا دوباره با آن موقعیت روبرو می‌شدید، چه‌کار متفاوتی انجام می‌دادید؟»
- نگرش مثبت:
درست مانند احساسات فیزیکی، نگرش‌ها نیز مسری هستند. یک فرد با نگرش منفی می‌تواند کل تیم را تحت‌تأثیر قرار دهد، انگیزه آنها را کاهش دهد و چالش‌های کاری را دشوارتر سازد. چنین تأثیری می‌تواند منجر به پیامدهای منفی و هزینه‌های پنهان قابل‌توجهی شود، ازجمله:
- اختلال در جریان کار: افراد ممکن است برای اجتناب از تعامل با همکار منفی خود، الگوی کاری و ترتیب انجام وظایف خود را تغییر دهند که منجر به ناهماهنگی و کاهش بهره‌وری کلی می‌شود.
- کاهش رفتارهای حمایتی: افراد کمتر تمایل به کمک به همکار منفی و پشتیبانی از یکدیگر خواهند داشت که روحیه همکاری و اعتماد متقابل را تضعیف می‌کند.
- توقف رفتارهای فرا – نقشی: کارکنانی که قبلاً داوطلب مسئولیت‌های اضافی یا مشارکت در فعالیت‌های خارج از شرح وظایف خود مانند عضویت در کمیته‌ها یا کارهای داوطلبانه بودند، ممکن است دیگر تمایلی به این کار نداشته باشند.
این پیامدها می‌توانند یک اثر آبشاری داشته باشند و بر عملکرد و رضایت کل تیم تأثیر بگذارند؛ بنابراین، انتخاب افرادی با نگرش مثبت و سازنده، یک عامل کلیدی در حفظ محیط کاری پویا و موفق است
- ارتباط موثر:
برخورداری از مهارت‌های ارتباطی خوب، در هر محیط کاری ضروری است، اما اهمیت این مهارت در تیم‌های مجازی دوچندان می‌شود. در این‌گونه تیم‌ها، نیاز به ارتباطات مکرر و مبتنی بر اعتماد افزایش می‌یابد و تأثیرسنجی یک عضو می‌تواند بسیار مخرب‌تر باشد.
فاصله فیزیکی اعضای تیم‌های مجازی، امکان «پنهان‌شدن» را برای افراد همکار و «پیگیری» را برای مدیران دشوارتر می‌کند. نادیده‌گرفتن یک ایمیل بسیار ساده‌تر از برخورد با فردی است که پشت در اتاق شما ایستاده است. علاوه بر این، در پروژه‌هایی که نیاز به همکاری متخصصان حوزه‌های مختلف به‌صورت مجازی دارند، مانند مهندسان، دانشمندان یا مدیران محصول، وجود یک فرد باروحیه منفی می‌تواند کل پروژه را به انحراف بکشد.
مدیران می‌توانند با بررسی عواملی مانند شفافیت و انسجام پاسخ‌ها، مهارت‌های ارتباطی اولیه را در مصاحبه ارزیابی کنند. در حین مصاحبه، حتماً از کاندیدا در مورد روش برقراری ارتباط و نکات و ترفندهای موردعلاقه برای برقراری ارتباط مؤثر بپرسید. اگر متقاضی کار برای تیم مجازی شما از ایمیل متنفر است و نکته مهم او این باشد که “هیچ‌وقت بعد از ساعت ۴:۳۰ عصر تماس نگیرید”، شاید بهتر باشد به دنبال گزینه دیگری باشید.
کمبود نیروی انسانی در تیم شما: راهکارهای مدیریتی
در شرایطی که جذب نیروی کارآمد با چالش مواجه شده، اقدامات مقتضی برای حفظ بهره‌وری و انگیزه تیم ضروری است. این راهکارها را در نظر بگیرید:
- شفافیت و صداقت: با صداقت به تیم خود درباره شرایط فعلی و تلاش‌هایتان برای جذب همکاران شایسته اطلاع‌رسانی کنید. بسیاری از کارکنان ترجیح می‌دهند برای مدتی کوتاه بار کاری اضافی را به دوش بکشند تا با ورود نیروی نامناسب مواجه نشوند.
- فعال‌سازی شبکه همکاران: برنامه‌ای برای استخدام از طریق معرفی کارمندان فعلی ایجاد کنید. این روش نه تنها به جذب افراد قابل اعتماد کمک می‌کند، بلکه بر روحیه و تعهد کارکنان موجود نیز تأثیر مثبت می‌گذارد.
- مراقبت از سرمایه انسانی: با اتخاذ استراتژی‌های مدیریت استرس و افزایش نرخ حفظ نیرو، از کارمندانی که انتخاب کرده‌اند باقی بمانند، قدردانی کنید. احترام، توجه، پاداش و مشارکت در تصمیم‌گیری از جمله عوامل کلیدی برای حفظ انگیزه و وفاداری کارکنان در بازار رقابتی امروزه است.
- تفکر استراتژیک در جذب نیرو: در شرایط عدم یافتن نیروی متخصص مناسب، به‌جای اصرار بر یک موقعیت خاص، به ارزیابی امکان جذب نیرو برای موقعیتی دیگر بیندیشید که بتواند بار کاری تیم را کاهش دهد. برای نمونه، اگر در یافتن سرآشپز ماهر با چالش مواجهید، شاید استخدام آشپز کمکی، ظرف‌شور یا نیروی حمل غذا بتواند به رفع مشکل کمک کند. به‌کارگیری نیروی پشتیبان در حوزه‌هایی همچون بهداشت و درمان مانند منشی‌های پزشکی و آموزش عالی مانند دستیاران آموزشی روشی رایج است و احتمالاً در آینده در سایر بخش‌ها نیز گسترش خواهد یافت.
- توسعه بهره‌وری با تفویض اختیار: با کاهش یا واگذاری وظایف کم‌ارزش‌تر به افراد دیگر، امکان افزایش ۲۰ درصدی بهره‌وری کارکنان دانش‌محور فراهم می‌شود.
- بررسی استفاده از تکنولوژی: زمان مناسبی برای بررسی امکان به رهگیری از فناوری‌های نوین مانند هوش مصنوعی برای انجام برخی وظایف است. این فناوری‌ها می‌توانند در زمینه‌های مختلفی از کارخانه‌ها و رستوران‌ها تا حوزه‌های اداری، به کاهش بار کاری و ارتقای بهره‌وری کمک کنند.
در شرایطی که هیچ‌یک از کارجویان فاکتورهای کلیدی موردنظر، مانند قابلیت اعتماد، طرز فکر رشدگرا، نگرش مثبت و مهارت‌های ارتباطی مناسب را دارا نیستند، به‌کارگیری هیچ نیرویی، حداقل در کوتاه‌مدت، ترجیحاً بر انتخاب نامناسب است. تمرکز خود را بر حمایت از کارکنان فعلی و بررسی امکان پر کردن موقعیتی دیگر برای کاهش فشار کاری تیم معطوف کنید.
