وقتی در مورد دورکاری صحبت می‌کنیم، اغلب آزادی، انعطاف پذیری و شاید یک گوشه دنج در خانه با یک فنجان قهوه را تصور می‌کنیم. اما آیا تا به حال فکر کردهاید که این شیوه کاری با چه سرعتی در حال توسعه پیدا کردن است؟ پژوهش‌ها نشان می‌دهد، بیش از 50 درصد از کارکنان در کشورهای توسعه یافته برنامه‌های انعطاف‌پذیر و دورکاری را ترجیح می‌دهند. این ترجیح کارکنان به نفع سازمان است چرا که یافته‌ها نشان می‌دهد شرکت‌هایی که مدل‌های کاری انعطاف‌پذیر را پیاده‌سازی می‌کنند، 20 تا 30 درصد افزایش بهره‌وری دارند.
امروزه کار انعطاف‌پذیر به یکی از سه اولویت برتر افراد برای پیدا کردن شغل جدید تبدیل شده است. به طور دقیقتر کارجویان بعد از جبران خدمات و فرصت‌های رشد و توسعه در سازمان، وجود ترتیبات کاری انعطاف‌پذیر را مهمترین عامل انگیزه‌بخش برای یافتن شغل می‌دانند(مک کینزی). اما همه کارکنان در همه صنایع امکان دورکاری را ندارند. فوربس صنایعی که در سال 2024 در آن بیشتر امکان دورکاری فراهم است، را به ترتیب صنایع زیر می‌داند:
- کامیپوتر و فناوری اطلاعات
- بازاریابی
- حسابداری و مالی
- مدیریت پروژه
- بهداشت و درمان
- منابع انسانی
- خدمات مشتری
اما در این صنایع نیز همه مشاغل و افراد امکان دورکاری ندارند. برخی از کارها باید به صورت حضوری و در محل کار انجام شوند، درحالی که برخی دیگر به صورت دورکاری می‌توانند کاملاً موفق عمل کنند. در این میان برای برخی مشاغل نیز یک سناریو ترکیبی، مناسب‌ترین انتخاب است. برای تصمیم‌گیری در خصوص اینکه کدام گزینه را برای کدام مشاغل بکار بگیریم، باید هر شغل و شاغل را ارزیابی کنیم. برخی از عواملی که در این ارزیابی باید در نظر گرفته شوند در ادامه شرح داده می‌شود:
- مسئولیت کارکنان: آیا شاغل مسئولیت خاص یا بالایی دارد که حضور او را در محل کار الزامی می‌سازد؟
- واحد سازمانی: آیا وظایف و کارهای اصلی شاغل به گونه‌ای است که حتما باید در محل کار حضور داشته باشد؟
- سطح شغل: ایا شاغل در این شغل ارشدیت بالایی دارد یا تازه استخدام شده است که باید قبل از فراهم شدن امکان دورکاری، نیاز به آموزش حضوری بیشتری در محل کار دارد؟
- عملکرد: عملکرد شاغل در گذشته چگونه بوده است و آیا کارکنان با عملکرد بالاتر در دورکاری همچنان عملکرد خود را حفظ می‌کنند؟
- مدت همکاری: چند مدت است که فرد شاغل در این سازمان کار می‌کند؟
حتی کارکنانی که بر اساس عوامل بالا امکان دورکاری دارند باید به قوانین سازمان پایبند باشند. سازمانها برای تهیه قوانین دورکاری می‌توانند از موارد زیر را مدنظر داشته باشند.
- هنگام دورکاری، کارکنان باید همچنان شرایط مندرج در کتابچه راهنمای کارکنان را رعایت کنند. سیاست های مصوب سازمان در خصوص ساعات کاری، تعطیلات آخر هفته و تعطیلات رسمی مربوط به کلیه کارکنان بوده و پرسنل دورکار نیز باید این سیاست‌ها را رعایت نمایند.
- کارکنان باید در ساعات کاری آنلاین و در دسترس باشند. از آنها انتظار می رود حداقل یک بار در روز با مدیران خود کارهایشان را بررسی و چک کنند.
- حداقل هفته‌ای یک‌بار باید جلساتی برای بررسی کارها و پیشرفت پروژه‌ها تنظیم شود که زمان آنها باید بین کارکنان و مدیران مورد بحث و توافق قرار گیرد.
- تمامی مکاتبات از طرف همکاران یا مشتریان باید در اسرع وقت پاسخ داده شود.
- باید ابزارهایی برای برقراری ارتباط با اعضای تیم و همکاران در پروژه ها در نظر گرفته شود. پیمایش TrustRadius نشان می‌دهد که حدود 60 درصد کسب و کارها برای نرم‌افزارهای وب کنفرانس سرمایه‌گذاری می‌کنند. نتایج این پیمایش نشان می‌دهد که بیش از نیمی از کسب و کارها در خصوص ابزارهای همکاری (Collaboration tools) و ابزارهای دسکتاب از راه دور (Remote Desktop tools) هزینه‌های زیادی اختصاص داده‌اند. پس از نرم‌افزارهای مربوط به امنیت اطلاعات به ترتیب، مدیریت یادیگری و ردگیری زمان قرار دارد.
- مدیران واحدها مسئولیت مدیریت بهره‌وری کارکنان دورکار خود و حفظ تداوم کسب و کار در بخش هستند.
- کلیه کارکنان دورکار موظفند گزارش ساعات کاری خود را از طریق سامانه حضور و غیاب آنلاین سازمان تکمیل کنند.
- پس از ارائه گزارش ساعات کاری، مدیر مستقیم با استفاده از ابزارهای مختلف ردیابی و نظارت بر عملکرد مورد تایید سازمان، گزارش را بررسی و تایید می‌کند.
- کارکنان دورکار مجاز به انجام مشاغل دیگر، یا ارائه خدمت به اعضای خانواده خود، یا اداره کسب و کار خود در ساعات اداری نیستند. واحد منابع انسانی در صورت اثبات شدن انجام هر یک از این موارد از سوی کارکنان، اقدامات انضباطی لازم را اعمال خواهد کرد.
- دورکاری موفق نیازمند مهارت‌های خاص و درک عمیق‌تر از فناوری‌های دیجیتال است. بنابراین کارکنان دورکار باید مهارت‌های محوری جدیدی را در خود پرورش دهند. طبق گزارش مجمع جهانی اقتصاد، تفکر تحلیلی، تفکر خلاق، تاب‌آوری؛ انعطاف‌پذیری و چابکی، انگیزش و خودآگاهی، در کنار کنجکاوی و یادگیری مستمر 5 شایستگی مهمی هستند که سازمانها و کارکنان باید برای بهبود آنها در آینده برنامه‌ریزی کنند.
