همه ما تقریبا هر روز با انواع مسائل در سطح فردی و یا جمعی مواجه هستیم که نیاز به حل کردن دارند. این مسائل انواع مختلفی دارند، بعضی ساده‌تر و بعضی دیگر پیچیده‌ترند، بعضی خوش تعریف هستند و برخی دیگر را حتی به سادگی نمی‌توان تعریف کرد و به یک صورت مسئله مشخص رسید. طبعا بسته به نوع مسئله‌ای که با آن مواجهیم، رویکردهای مختلفی برای حل کردن آنها باید انتخاب کنیم. با این حال، در این یادداشت چارچوبی را پیشنهاد می‌دهیم که از آن می‌توانید برای حل مسائل جمعی (و شاید حتی فردی) استفاده کنید.
این چارچوب از گام‌های زیر تشکیل شده است:
۱) شناخت و تعریف مسئله: اولین گامی که باید مورد توجه قرار گیرد، کسب شناخت کافی نسبت به مسئله و رسیدن به یک تعریف شفاف از آن است. یکی از آفت‌هایی که در فرآیند حل مسئله وجود دارد این است که، عادت داریم بجای صرف کردن وقت کافی برای تعریف مسئله، به سرعت به سراغ مرحلۀ ارائه راه‌حل برویم.
۲) تحلیل، علت‌یابی ریشه‌ای و بازتعریف مسئله: در ادامۀ گام تعریف مسأله، نیاز است که به تحلیل دقیق و عمیقی نسبت به مسئله بپردازیم. در این گام ضروریست به بررسی شواهدی که ما را به وجود مسئله نزدیک کرده، و سپس بررسی علت‌های ریشه‌ای بروز مسئله بپردازیم. پس از بررسی شواهد و علت‌ها ممکن است که به یک تعریف جدیدی (بازتعریف) از مسئله مطرح شده برسیم. در پایان این گام باید تعریف یا بازتعریف نهایی از موضوع مسئله را مجددا مکتوب کنیم.
۳) ایده‌پردازی درباره راه‌حل‌های احتمالی: دو گام قبلی در راستای شفاف کردن و رسیدن به یک تعریف درست از مسئله بود. پرداختن به موضوع راه‌حل از گام سوم تازه آغاز خواهد شد. در این مرحله می‌توانید از روش طوفان فکری برای مطرح شدن برخی راه‌حل‌ها استفاده کنید. پیاده کردن روش طوفان فکری از چند قانون ساده پیروی می‌کند: ۱) بر کمیت ایده‌ها تمرکز کنید ۲) از نقد ایده‌های خود و دیگران پرهیز کنید ۳) از ایده‌های عجیب و غیرمعمول استقبال کرده و آنها را سانسور نکنید ۴) ایده‌ها را ادغام کنید و بهبود ببخشید.
۴) انتخاب راه‌حل: در این گام ضروریست پس از بررسی جوانب مختلف راه‌حل‌های مطرح شده در گام سوم، دست به انتخاب یکی از راه‌حل‌هایی که با توجه به شرایط مناسب‌تر به نظر می‌آید بزنیم.
۵) شکستن راه‌حل منتخب به اقدامات ساده‌تر: اهمیت این گام از این منظر است که، گاها راه‌حلی که انتخاب می‌کنیم، اگرچه راه‌حل مناسبی به نظر می‌آید، اما به دلیل اینکه اقدام بزرگ و انرژی‌بری به حساب می‌آید، ذهن افراد در مقابل آن گارد می‌گیرد و آن را به عنوان اقدامی سخت دسته‌بندی می‌کند و در نتیجه تست کردن آن راه‌حل به مرحله اجرایی نمی‌رسد.
۶) تعیین ددلاین و مسئولیت‌ها: برای اقدامات ساده‌ای که در مرحله قبل انتخاب شده، نیاز است که ددلاینی معین تعیین شود تا میزان تعهد افراد برای انجام آنها افزایش پیدا کند. همچنین به هنگام حل مسئله به صورت جمعی ضروری است که تقسیم‌بندی مسئولیت‌های افراد برای انجام اقدامات ساده نیز کاملا شفاف شود. به طور کلی بسیار اهمیت دارد که در فرآیند حل مسئله تمامی ابعاد مشخص و شفاف شود و اصطلاحا چیزی باز رها نشود.
۷) بررسی موانع احتمالی: گام دیگری که گاها به آن توجهی نداریم، این است که پیش از آغاز اقدامات تعریف شده، هیچ بررسی‌ای درباره موانع احتمالی و قابل پیش‌بینی‌ای که ممکن است با آغاز اقدامات با آنها مواجه شویم انجام نمی‌دهیم. اهمیت این گام از این منظر است که شناسایی واقع‌بینانه و زودهنگام موانع به ما کمک می‌کند که سعی کنیم پیش از آغاز اقدامات، در راستای رفع موانع، برنامه‌ریزی و یا اقدام کنیم که در اینصورت احتمال کند شدن و یا متوقف شدن اقدامات تعریف شده در گام ۵ افزایش پیدا خواهد کرد.
۸) پیگیری‌های منظم: این گام پس از شروع اقدامات تصمیم گرفته شده خود را نشان خواهد داد. گاها ممکن است تمام ۷ گام قبلی به درستی انجام شود، و تنها به دلیل انجام ندادن پیگیری‌های لازم، فرآیند حل مسئله متوقف شود. پیگیری‌ها از دو منظر حائز اهمیت هستند. اول اینکه نقش یادآوری را برای افراد ایفا خواهند کرد و دوم، هنگامی که ما به پیگیری اقدامات بپردازیم، ممکن است متوجه شویم که افرادی حین اجرای اقدامات به موانعی برخورد کرده‌اند که برای برداشتن آنها نیاز به کمک دارند.
۲ نکته پایانی: اول، مجددا تاکید می‌کنیم که چارچوب معرفی شده یکی از رویکردها و چارچوب‌های پیشنهادی برای حل مسئله است و ممکن است درباره برخی مسائل رویکردهای مناسب‌تری نیز وجود داشته باشد. دوم، در ۸ گام ذکر شده در بالا، گاها شاید نیاز پیدا شود که مجددا به گام‌های قبل بازگردیم و گام‌های قبلی را مجددا تکرار کنیم. به عبارت دیگر، گام‌های فرآیند حل مسئله یک فرآیند تکرار‌شونده (Iterative) است.
